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Recepción de los Materiales
En las cuestiones de fabricación de pequeño y mediano tamaño, la recepción e inspección de los materiales son realizadas por el departamento de tiendas o el tendero. Sin embargo, en las grandes empresas manufactureras, generalmente se crea un departamento de recepción.
El departamento de recepción realiza las siguientes funciones:
(i) Recibe, descarga y desempaqueta materiales.
(ii) Comprueba si los paquetes y su contenido están intactos.
(iii) Verifica la calidad, cantidad y demás características de los materiales, asegurándose de que sean coherentes con la orden de compra.
(iv) Separa los materiales defectuosos del lote comparando el albarán de entrega enviado por el proveedor con la copia de la orden de compra. Cualquier escasez o rotura de material se indica junto con el acuse de recibo enviado al proveedor para la recepción del material.
(v) Pasa los materiales del oficinista receptor al inspector para una inspección a fondo de los materiales recibidos.
(vi) Prepara la mercancía recibida nota que muestre los detalles de los materiales recibidos.
Nota de inspección
Cuando el departamento de recepción dentro de una organización recibe los materiales, los materiales se desempacan y se comparan con los materiales que figuran en la orden de compra. Si se comprueba que los materiales están en orden, se envían al inspector para que lo inspeccione de calidad.
A su vez, si la calidad de los materiales es aceptable, el inspector preparará una nota de inspección para certificar la calidad.
Muestra/Formato de Nota de Inspección
A continuación se presenta un modelo de la nota de inspección.
Nota de rechazo
Si los materiales recibidos no son coherentes con la orden de compra, o si se consideran no aptos para su uso, el personal de inspección los rechaza para su devolución al proveedor. Para ello, se prepara un documento conocido como nota de rechazo.
Muestra/Formato de Nota de Rechazo
A continuación se da una muestra de la nota de rechazo.
Libro de Recibos de Materiales
Este es el libro principal que se utiliza con el propósito de la contabilidad de la tienda. Mantiene un registro de fecha de los materiales recibidos en las tiendas. El libro de recibos de material proporciona la siguiente información:
- Nombre y dirección del proveedor
- Modo de transporte
- Número del vehículo
- Número de nota del transportista, fecha y número de paquetes
- Breve descripción de los materiales
- Número de comprobante de recibo diario (DRV No.) y fecha
- Folio de libro mayor de valores
Especie/Formato de Libro de Recibos de Materiales
A continuación se da un ejemplar del libro de recibos de material.
Los materiales recibieron nota o los bienes recibieron nota
Algunas preocupaciones de fabricación prefieren quedarse con una carta suelta conocida como nota de materiales recibidos (o nota de bienes recibidos). Esta nota está numerada en serie y fechada, y evita el uso del libro de recibos de material.
La nota de materiales recibidos también sustituye al bono de recibo diario. Aunque la nota de los materiales recibidos evita el uso del libro de recibos de materiales, es recomendable mantener este libro ya que es un libro de primera de contabilidad de tiendas y proporciona información útil.
Normalmente, se envían cinco copias de la nota de los materiales recibidos al departamento de compras, departamento de contabilidad, departamento de tiendas y el departamento que inició la requisición de compra. La última copia la guarda el departamento de recepción para futura referencia.
Muestra/Formato de los Materiales Recibido Nota
A continuación se da una muestra de los materiales recibidos nota.
Daños/Escasez/Exceso de Reporte
Este informe lo elabora la sección de recepción del departamento de tiendas. Se prepara después de que se abren los paquetes y comienza la comparación de los materiales reales recibidos y los materiales ordenados.
El pago al proveedor debe ajustarse según este documento. La proforma de este informe es la siguiente:
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el papel del departamento receptor dentro de una organización?
El papel del departamento de recepción es recibir e inspeccionar los materiales contra la orden de compra.
¿Cuáles son los documentos que elabora el departamento receptor?
Los documentos preparados por el departamento de recepción incluyen la orden de compra, el albarán de entrega, la nota de bienes recibidos, la nota de inspección y la nota de rechazo.
¿Cuál es el libro principal que se utiliza para la contabilidad de la tienda?
El libro principal que se utiliza para la contabilidad de la tienda es el libro de recibos de materiales.
¿Qué información aporta el libro de recibos de material?
El libro de recibos de materiales proporciona la siguiente información: nombre y dirección del proveedor, modo de transporte, número de vehículo, número de nota del transportista, fecha, número de paquetes, descripción breve de los materiales, número de comprobante de recibo diario (número de drv.), y fecha.
¿Qué información aporta el libro de recibos de material?
El propósito de la nota de los materiales recibidos es evitar el uso del libro de recibos de materiales. No obstante, es recomendable mantener este libro ya que es un libro de primera de contabilidad de tienda y proporciona información útil.