La presupuestación basada en cero es un método de presupuestación que inicia el presupuesto de cada departamento en «cero» y requiere que cada línea de los gastos de un negocio esté justificada.
Este método de presupuestación contrasta con el presupuesto tradicional, que se basa en presupuestos pasados y solo justifica los cambios en los presupuestos históricos.
El término «presupuesto basado en cero» se originó en el libro de la década de 1970 de Peter Pyrrh, Presupuesto basado en cero: una herramienta de gestión práctica para evaluar los gastos, sin embargo, el término ha adquirido un nuevo significado en las finanzas personales en los últimos años gracias a Dave Ramsey.
Cuando se usa en un entorno de presupuesto personal, ZBB significa que cada dólar de los ingresos de uno debe ser asignado, llevando el total de dólares no asignados a «cero».
Si queda dinero después de que todos los elementos esenciales estén presupuestados, este dinero debe ser desviado a la cuenta de pago de la deuda, de ahorro o de inversión.
Contenido
Los pasos del presupuesto basado en cero
Si bien el presupuesto basado en cero es una herramienta útil tanto para las empresas como para el uso personal, los pasos para implementarlo son un poco diferentes.
Las empresas deben seguir estos pasos:
- Paso uno – Empieza con cero: No te fijes en el gasto del año pasado o del último trimestre como una guía.
- Paso Dos – Establecer objetivos: ¿Qué costos ayudarán a tu empresa a alcanzar sus objetivos de ingresos y crecimiento para este nuevo año?
- Paso tres – Priorizar y justificar el gasto: no solo cada gasto necesita tener un propósito, sino que una empresa debe dar prioridad a los gastos que tendrán el mayor impacto en sus objetivos.
Pasos de presupuesto personal
Para un presupuesto personal, los pasos serían:
- Paso uno – Empieza con tus ingresos: Empieza con los fondos que tienes garantizados para comenzar tu plan de presupuesto cero.
- Paso dos – Prioriza lo Esencial: Tu alquiler o hipoteca, los alimentos, los servicios públicos y los gastos de transporte deben ser los primeros artículos deducidos. Recuerda planificar para el nuevo mes. Por ejemplo, si se acercan las vacaciones, espera gastar más en comida o transporte, dependiendo de tus planes.
- Paso tres – Justifica otros gastos: Una vez que tus elementos esenciales estén cubiertos, decide qué otros gastos son una buena opción para tu estilo de vida y tus objetivos financieros. Si te encanta tu costosa membresía en el gimnasio, no necesariamente tienes que deshacerte de ella. Sin embargo, si no tienes dinero para pagar los mínimos de deuda o para aumentar los ahorros, una membresía costosa en un gimnasio podría no estar justificada.
- Paso cuatro – No te olvides de planificar con anticipación: Algunos meses vienen con aumentos de gastos predecibles, como cuando se vence tu impuesto a la propiedad o la compra de regalos y decoración para unas vacaciones. No dejes que estos gastos predecibles descarrilen tu presupuesto. Planifica dejar de lado un poco de dinero en un fondo separado cada mes cuando justifiques tus gastos.
Presupuesto basado en cero vs. presupuesto incremental
Muchas empresas dependen de los gastos del año pasado para establecer un presupuesto para el nuevo año.
También representan un pequeño aumento porcentual para cubrir los aumentos salariales de los empleados y la inflación.
Si bien el presupuesto tradicional es más rápido que el de ZBB, también puede dejar vacíos para el crecimiento y el ahorro del negocio.
El presupuesto incremental o tradicional diría en blanco: «Gastamos 50.000 dólares en publicidad el año pasado, es decir, cuánto vamos a gastar este año».
Esto podría ser una forma inútil de gastar si los objetivos de crecimiento de la empresa se beneficiaran más con el gasto en una aplicación o el desarrollo de productos que con la publicidad.
De manera similar, el presupuesto personal tradicional se centra en el gasto pasado para determinar los gastos futuros.
Con un presupuesto tradicional, una persona podría decir: «Siempre gasto $ 500 en comida, es decir, cuánto voy a gastar este mes».
Sin embargo, esta persona no consideró que este mes habrían aumentado los gastos de alimentación debido a recibir invitados por un tiempo prolongado.
Ejemplo de presupuesto basado en cero
Vamos a usar una cafetería de gestión local como un ejemplo de cómo el presupuesto basado en cero puede funcionar con las pequeñas empresas y las grandes empresas.
Algunos gastos anuales que podría tener una pequeña cafetería incluyen:
Productos: $12,000
5 Empleados a tiempo parcial: 90.000 dólares
Renta y Utilidades: $40,000
Anuncio: $4,000
Seguro: $4,000
Total: $150.000
Si este negocio acaba de repetir su presupuesto cada año en función del gasto pasado, se perdería muchas oportunidades de ahorro y crecimiento.
Por ejemplo, tal vez esta cafetería se involucró más con las redes sociales con la ayuda de un empleado ansioso, o aceptan regalar cupones de café a los oyentes de una estación de radio local.
Esto podría reducir su costo de publicidad a $ 2,000.
De manera similar, una nueva panadería local que se abre en la ciudad podría dar a esta cafetería la oportunidad de reducir los costos de los productos mientras muestra nuevos productos horneados para la venta.
Si bien este es un ejemplo simplificado de presupuesto basado en cero, los principios son los mismos para todas las empresas.
Es la práctica de investigar y justificar cuánto gastar en necesidades empresariales específicas en lugar de asignarles a ciegas un número.
Pros y contras del presupuesto basado en cero
¿No estás seguro de si el presupuesto basado en cero es el adecuado para tu negocio o tus finanzas personales? Estas son las principales ventajas y desventajas de ZBB.
Pros:
- Una mirada completa al gasto: Dado que ZBB analiza cada gasto a nivel granular, es más fácil encontrar qué gastos se han clasificado erróneamente o se han gastado mal en el pasado.
- Potencial de ahorro: Si bien el objetivo principal de ZBB es darle un trabajo a cada dólar, hacer un presupuesto de esta manera puede ahorrar dinero ya que no se desperdician fondos. A diferencia del presupuesto tradicional, las empresas y las personas no se quedan preguntándose a dónde se fue el dinero y cómo pueden reducir los gastos.
- Potencial de crecimiento: El presupuesto basado en cero permite a las personas y empresas priorizar los objetivos y dedicar los fondos adecuados a estos objetivos.
Contras:
- Intensivo en el tiempo: Ya sea que creas un presupuesto cero para ti o tu empresa, este tipo de presupuesto te llevará más tiempo producirlo. También estarás investigando métodos de ahorro de costos y de crecimiento de ingresos antes de asignar un presupuesto a cada categoría de gasto.
- Se enfoca en el Corto Plazo: Lo ideal sería que las empresas fueran capaces de implementar ZBB a la vez que alcanzaban los objetivos de crecimiento. Sin embargo, es posible quedarse estancado en el gasto a corto plazo frente a la inversión y el crecimiento a largo plazo con este modelo de presupuesto.
Presupuesto Cero-Basado – Reflexiones Finales
El presupuesto basado en cero no es la solución perfecta para cada negocio o individuo, pero es una herramienta confiable que puede ayudar a muchos a ahorrar dinero y a asignar mejor sus fondos.
Preguntas frecuentes sobre presupuestos basados en cero
¿Qué significa el acrónimo ZBB?
ZBB significa presupuesto basado en cero.
¿Qué es el presupuesto basado en cero?
La presupuestación basada en cero es un método de presupuestación que inicia el presupuesto de cada departamento en «cero» y requiere que cada línea de los gastos de un negocio esté justificada.
¿De dónde salió el presupuesto basado en cero?
El término «presupuesto basado en cero» se originó en el libro de la década de 1970 de Peter Pyrrh, Presupuesto basado en cero: una herramienta de gestión práctica para evaluar los gastos. El término ha adquirido un nuevo significado en las finanzas personales en los últimos años gracias a la personalidad de la radio Dave Ramsey.
¿Cuáles son los pasos para que una empresa implemente el Presupuesto Basado en Cero?
Para una empresa, el presupuesto basado en cero debe seguir estos pasos: 1) Comienza con cero y no te fijes en el gasto del año pasado o del último trimestre como una guía; 2) Establece metas para determinar qué costos ayudarán a tu empresa a lograrlos; 3) Priorizar y justificar el gasto para que cada gasto tenga un propósito y haya una prioridad sobre los gastos que tendrán el mayor impacto.
¿Cuáles son los pasos para que un individuo implemente el Presupuesto Basado en Cero?
Para un presupuesto personal basado en cero, estos son los pasos: 1) Empieza con tus ingresos; 2) Prioriza elementos esenciales como el alquiler o la hipoteca, los alimentos, los servicios públicos y los gastos de transporte; 3) Justifica otros gastos una vez que tus elementos esenciales estén cubiertos, decide qué otros gastos son adecuados para tu estilo de vida y tus objetivos financieros.