El proceso contable para los suministros de oficina o tienda es similar al procedimiento seguido para los gastos prepagados o no vencidos. En concreto, se registran inicialmente como activos mediante el cargo en la cuenta de suministros de oficina o tienda y el abono en la cuenta de efectivo.
Al final del periodo contable, el coste de los suministros utilizados durante el periodo se convierte en un gasto y se realiza una entrada de ajuste. Sin esta entrada de ajuste, la cuenta de resultados mostrará unos ingresos más altos y el balance mostrará unos suministros que no existen.
Contenido
Proceso Contable para Suministros
Entrada en el momento de la compra de suministros
Cuando se compran suministros, se registran al debitar los suministros y acreditar dinero en efectivo. La entrada del diario se da a continuación.
Ajuste de la entrada al final del periodo contable
Al final del periodo contable, se computa el costo de los suministros utilizados durante el periodo y se hace una entrada de ajuste para registrar el gasto de los suministros. Esta entrada se hace de la siguiente manera:
Ejemplo
The Green Company compró suministros de oficina por un costo de 500 dólares el 1 de enero de 2016. Fuera de esto, los suministros que costaban $150 se mantuvieron sin usar al 31 de diciembre de 2016.
Requerido: En los libros de la empresa:
- Haz una entrada en el diario el 1 de enero de 2016, cuando se adquieran los útiles de oficina
- Haz una entrada de ajuste el 31 de diciembre de 2016 para registrar el gasto de suministros
Solución
1. Cuando se compran los suministros
2. Cuando el costo de los suministros utilizados se registra como gasto de suministros
Gastos de suministros para el período $500 – $150 $350
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el propósito de ajustar la entrada al final del periodo contable?
El propósito de ajustar los gastos de entrada por suministros es registrar el monto real de los gastos incurridos durante el período. La cifra de gastos de suministros calculada el 31 de diciembre no es correcta ya que no tiene en cuenta los suministros que se consumieron y por lo tanto se agotaron en 2016. Como resultado, la cifra de inventario final para los suministros parece ser correcta, pero no lo es. Por lo tanto, se requiere una entrada de ajuste para registrar la cantidad correcta de gastos de suministros para 2016.
¿Cuándo es necesario realizar la entrada?
La entrada en el diario se realizará al final de cada periodo contable a medida que se produzca el uso o consumo y se verifiquen los gastos correspondientes.
¿Cómo se registra la entrada de ajuste?
La entrada de ajuste debe registrarse debitando el gasto de suministros y acreditando dinero en efectivo. El crédito (reducción en el activo) es necesario porque los suministros de oficina se consumen durante el periodo y se convertirán en un gasto cuando se agoten.
¿Por qué debitamos de la cuenta de gastos de suministros en lugar de acreditar dinero en efectivo?
La cuenta de gastos de débito a suministros es necesaria porque los suministros se consumen durante el periodo, por lo que deben ser de gasto. Los gastos no se pagan en efectivo, sino que se registran en las entradas del diario. Si damos crédito en efectivo, entonces tanto los activos como los gastos aumentarán en $ 500.
¿Cómo registrar una entrada de ajuste para gastos prepagados?
Los gastos prepagos no están relacionados con los suministros. Es necesario registrar una entrada de ajuste al final de cada periodo contable tanto para gastos prepagados como para gastos no vencidos. El débito por gasto prepagado reducirá el efectivo o, si tienes más de una cuenta de activo con este nombre, entonces reducirá el alquiler prepagado o el seguro prepagado (suponiendo que estas sean las únicas dos cuentas que tengas con ese nombre).