Un informe de gastos es un informe o una factura que se envía a una empresa en la que se detallan los gastos incurridos durante un período de tiempo específico. Es posible que un empleado tenga que reclamar el reembolso por el kilometraje, el alojamiento, las comidas, los suministros utilizados en el curso del trabajo y otros artículos similares. Todos estos son considerados gastos de negocio que se pueden presentar a través de tu empresa. Este informe es utilizado principalmente por las empresas y se puede crear en cualquier software de contabilidad. También hay muchas aplicaciones móviles que permiten a los empleados presentar informes desde sus teléfonos inteligentes y compartirlos con sus gerentes para su aprobación.
Contenido
¿Por qué usar una aplicación para informes de gastos?
Hay muchos beneficios al usar una aplicación para la presentación de informes de gastos.
Procesamiento más rápido y sencillo
Uno de los beneficios más obvios es que puede hacer que el proceso sea mucho más fácil y rápido. Con una aplicación, los empleados pueden tomar fotos de sus recibos e ingresar información sobre sus gastos directamente en la aplicación. Esto elimina la necesidad de escribir todo y luego ingresarlo en el software de contabilidad más adelante.
Reportes más precisos
Las aplicaciones también tienden a ser más precisas que los informes escritos a mano. Esto se debe a que a menudo tienen características incorporadas que permiten a los empleados realizar un seguimiento más de cerca de sus gastos. Por ejemplo, algunas aplicaciones calcularán automáticamente el costo total de un viaje, incluidos los pasajes aéreos, los autos de alquiler, las comidas y los costos de un hotel. Esto es mucho más conveniente que las matemáticas manuales para conseguir el coste correcto de los gastos de negocio.
Mejor Rendición de Cuentas
Con una app, también se anima a los empleados a ser más responsables de sus hábitos de gasto ya que pueden ver fácilmente a dónde va su dinero en tiempo real. Cuando las personas pasan menos tiempo haciendo un seguimiento de sus gastos, puede ser fácil perder la noción de cuánto están gastando. Sin embargo, con una app, los empleados tienen un recordatorio constante de lo que se está gastando y dónde.
Cosas a tener en cuenta al elegir una aplicación de informes de gastos
Hay muchas aplicaciones de informes de gastos diferentes en el mercado, por lo que puede ser difícil decidir cuál es la adecuada para tu negocio. Estas son algunas cosas que debes tener en cuenta a la hora de elegir:
El costo
El costo de una app puede variar en función de las características que necesites. Algunas aplicaciones se pueden descargar gratis mientras que otras tienen una cuota mensual. Por lo general, es una buena idea descargar aplicaciones gratis primero y juzgar la funcionalidad de la aplicación antes de comprarla.
Disposiciones de movilidad
Algunas aplicaciones vienen con provisiones móviles para dispositivos iOS o Android, mientras que otras están basadas en la web. Ten en cuenta que es posible que ciertas características no estén disponibles si tus empleados usan productos de Apple, por ejemplo.
Facilidad de uso
La aplicación debe ser fácil de usar y de navegar. Los empleados no deben tener que pasar mucho tiempo tratando de encontrar la manera de usar el sistema.
Opciones de personalización
La aplicación también debe ofrecer opciones de personalización para que puedas adaptarla a tus necesidades específicas. Por ejemplo, puede que necesites la opción de crear subcategorías para los gastos de kilometraje. Esto te permite realizar un mejor seguimiento de tus hábitos de gasto y aumentar la eficiencia.
Plataforma
La aplicación debe estar disponible en los dispositivos que usas con más frecuencia. Si estás usando un ordenador con Windows, entonces la aplicación debería estar disponible en los dispositivos con Windows. Lo mismo ocurre con los Mac, iPhone y Android.
Características
Asegúrate de que la aplicación tenga características que te serán útiles, como el seguimiento de recibos y la gestión de viajes. La aplicación también debería poder sincronizarse con tu software de contabilidad para que puedas importar y exportar datos fácilmente. Las 5 mejores aplicaciones de informes de gastos en 2021 Aquí tienes cinco de las mejores aplicaciones de informes de gastos en 2021:
Siete (7) Mejores Herramientas para Reportar Gastos en 2021
Hay cientos de herramientas de informes de gastos en el mercado, pero estas tienden a ser algunas de las mejores:
TSheets Sistema de Gestión de Gastos
THeeets es una herramienta gratuita que se puede descargar en cualquier smartphone. Esto permite a los empleados realizar un seguimiento fácil de sus gastos en cualquier momento y en cualquier lugar sin ningún tipo de molestia. También tiene muchas características que permiten a los empleados seguir siendo responsables de sus hábitos de gasto. Las características de TSheets incluyen:
- Seguimiento GPS – Los empleados pueden realizar un seguimiento de dónde están gastando dinero mediante el uso de la función GPS en su teléfono.
- Subida de recibos de fotos: los empleados pueden tomar una fotografía de sus recibos y subirla directamente a la aplicación.
- Categorías personalizables: los empleados pueden crear categorías específicas para sus gastos para realizar un seguimiento más de cerca.
Expensar
Expensify es otra app gratuita que está disponible tanto en dispositivos iOS como Android. Esto permite a los empleados mantenerse conectados con sus gastos mientras están en movimiento. La app de Expensify tiene muchas características que la convierten en una gran herramienta de reporte de gastos. Las características de Expensify incluyen:
- Saca datos: los empleados pueden agregar información de viajes de negocios desde su sistema de correo electrónico, lo que hace que el seguimiento de los gastos sea mucho más fácil.
- Capacidad de Multitarea – Los empleados pueden realizar varias tareas con esta aplicación haciendo notas sobre sus gastos mientras los están ingresando en el sistema.
Concurir gastos
Con una versión gratuita disponible, la aplicación Concur Expense es popular entre muchas startups y empresas en crecimiento debido a su asequibilidad. También tiene una serie de características que lo convierten en una herramienta eficiente de informes de gastos. Las características de Concur Expense incluyen:
- Seguimiento automático de recibos: la aplicación puede realizar un seguimiento de los recibos automáticamente tomando una foto de ellos o leyendo el código de barras.
- Gestión de viajes: los empleados pueden crear itinerarios de viaje y enviar los gastos directamente desde sus teléfonos.
Seguimiento de gastos
La aplicación de seguimiento de gastos es una aplicación gratuita que está disponible en dispositivos iOS. Es sencillo de usar y ayuda a los empleados a hacer un seguimiento de sus hábitos de gasto. Las características de Expense Tracker incluyen:
- Seguimiento por categoría – Los empleados pueden realizar un seguimiento de sus gastos por categoría, lo que facilita ver dónde están gastando más dinero.
- Informes de gastos: los empleados pueden enviar sus informes de gastos directamente desde la aplicación.
Enderezado
Outright es una aplicación de pago que está disponible en dispositivos iOS, lo que hace que sea más caro que muchas de las otras opciones disponibles para ti. Sin embargo, esto también significa que es probable que no necesites gastar dinero extra en otro software para ayudarte con tus informes de gastos. Las características de Outright incluyen:
- Importación automática de datos financieros: la aplicación puede importar automáticamente datos financieros de una serie de fuentes, incluidos bancos, cuentas de inversión y tarjetas de crédito.
- Preparación de impuestos – La aplicación también se puede utilizar para preparar tus impuestos. Este es un gran beneficio para aquellos que necesitan presentar sus impuestos cada año.
Aplicación de informes de gastos de QuickBooks
La aplicación de informes de gastos de QuickBooks es una aplicación gratuita que está disponible en dispositivos iOS y Android. Esta aplicación está diseñada para funcionar con el software de contabilidad QuickBooks, lo que la convierte en una excelente opción para las empresas que utilizan QuickBooks. Las características de la aplicación de informes de gastos de QuickBooks incluyen:
- Integrado con QuickBooks – La aplicación se puede usar en conjunto con QuickBooks, que te permite realizar un mejor seguimiento de tus gastos y aumentar la productividad de tus empleados.
- Seguimiento automático de recibos: la aplicación puede realizar un seguimiento automático de los recibos y cargarlos directamente en el sistema.
App de contabilidad de olas
La aplicación de contabilidad Wave es una aplicación gratuita que está disponible en dispositivos iOS y Android. Esto lo convierte en una de las aplicaciones de informes de gastos más populares, ya que casi todas las empresas usan dispositivos iOS o Android. Las características de Wave Accounting App incluyen:
- Haz un seguimiento de los gastos: los empleados pueden realizar un seguimiento de sus gastos utilizando esta aplicación, lo que les brinda una forma fácil de realizar un seguimiento de sus gastos.
- Facturación – Los empleados también pueden crear y enviar facturas desde la aplicación, lo que la convierte en una gran herramienta para las empresas que necesitan enviar facturas a sus clientes.
Conclusión
Hay una serie de excelentes aplicaciones que se pueden usar para la presentación de informes de gastos en 2021. La mejor app para ti dependerá de tus necesidades individuales y del tipo de negocio que tengas. Al buscar la mejor aplicación de informes de gastos, es importante tener en cuenta las necesidades de tu negocio. La aplicación debe ser fácil de usar y debe integrarse con el software de contabilidad que ya estás utilizando. También es importante encontrar una aplicación que ofrezca un seguimiento automático de recibos y preparación de impuestos. Estas características te pueden ahorrar mucho tiempo y dinero. Las aplicaciones que se enumeran anteriormente son algunas de las mejores opciones disponibles en 2021. Todas son fáciles de usar y ofrecen una variedad de características que pueden beneficiar a tu negocio.
¿Qué es el informe de gastos?
Un Informe de gastos es un documento que enumera todos los gastos en los que incurrió una persona o empresa durante un período de tiempo específico.
¿Por qué usar una aplicación para informes de gastos?
Las aplicaciones suelen ser más fáciles de usar que los métodos tradicionales como los informes en papel o las hojas de cálculo. Las aplicaciones también pueden automatizar muchas tareas, como el seguimiento de recibos y la preparación de impuestos. Esto puede ahorrarte tiempo y dinero.
¿Cuáles son los beneficios de usar una app para la presentación de informes de gastos?
El seguimiento de los gastos es más sencillo con una app. El software hará un seguimiento automático de los recibos que se suben al sistema o se envían por correo electrónico a una dirección específica. La mayoría de las aplicaciones no tienen tarifas adicionales por usarlo.
¿Cómo puedo encontrar la mejor aplicación de informes de gastos en 2021?
La aplicación debe ser fácil de usar y debe integrarse con el software de contabilidad que ya estás utilizando. También es importante encontrar una aplicación que ofrezca un seguimiento automático de recibos y preparación de impuestos.
¿Cuáles son las 7 mejores aplicaciones para hacer un seguimiento de tus gastos en 2021?
La siguiente es una lista de las mejores aplicaciones de informes de gastos en 2021: Sistema de gestión de gastos de THeets, aplicación de contabilidad de olas, aplicación de informes de gastos de QuickBooks, expensify, seguimiento de gastos, gastos de concurrencia y enderezamiento.