Un memorándum en efectivo es un documento que hace un seguimiento de la contabilidad de los recibos y pagos. Los memos en efectivo se utilizan para realizar un seguimiento de las transacciones entre empresas, así como de las transacciones entre empresas y consumidores. Si tienes un pequeño negocio, lo más probable es que tengas que hacer pagos en efectivo o recibir pagos en efectivo de forma regular. La creación de tus notas en efectivo puede ser una forma fácil de hacer un seguimiento de todos estos datos contables.

Beneficios de usar memos en efectivo

La creación de notas en efectivo puede ser una forma valiosa de contabilidad sin perder ninguna información vital ni que el proceso contable se empantane en tecnicismos. También es muy sencillo de hacer con el compromiso de tiempo mínimo. A continuación, se muestran algunos de los beneficios de crear un memorándum de efectivo para fines contables.

• La nota en efectivo te ayudará a realizar un seguimiento de tu contabilidad sin perder ninguna información en el proceso.
• Los memos en efectivo son fáciles de usar y de entender, lo que los hace perfectos para principiantes en contabilidad.
• Puedes crear un sistema que funcione mejor para tu negocio mediante el uso de notas en efectivo para la contabilidad en lugar de los programas de software de contabilidad general o las hojas de cálculo.

¿Cuáles son los contenidos de un Memorándum de Efectivo?

El contenido típico de una nota en efectivo incluye:

• Fecha – Para llevar un registro de cuándo se creó el memorándum de efectivo.
• Nombre del vendedor o nombre de la empresa involucrada en la bolsa – Para identificar a quién estás contabilizando.
• Número de serie de memorándum de efectivo: para fines contables, puedes crear un sistema de números o letras para realizar un seguimiento de los memorándums de efectivo.
• Número de pedido del cliente o del comprador: para realizar un seguimiento del número de pedido de un solo cliente o comprador.
• Descripción de los bienes – Para identificar qué fue lo que se compró
• Cantidad de bienes – Para hacer un seguimiento de la cantidad de bienes que se compraron
• Precio unitario de los bienes – El costo por artículo que estás contabilizando.
• Importe total de la transacción pagada o recibida en efectivo – Este número debe ser el total de todo el efectivo pagado o recibido durante un período específico.
• Tipo de pago – Para indicar la forma de pago realizada (efectivo o cheque).
• La persona debidamente autorizada debe firmar el memorándum de efectivo – Esta persona debe ser la que recibió o pagó en efectivo para fines contables.
• Términos y condiciones, si los hay – Cualquier condición adicional que se aplique a la transacción.

¿Quién debe ser el responsable de la gestión de este documento?

Por lo general, el personal de contabilidad administra los memos de efectivo que utilizan la información recibida del documento en los programas de software de contabilidad o en las hojas de cálculo. Sin embargo, los dueños de negocios también pueden manejarlo si tienen un fondo contable y entienden correctamente cómo llenar la nota de efectivo. Los memos en efectivo son extremadamente importantes para fines contables.

Ejemplos de cómo se ven y cómo llenar uno

Mia posee una boutique llamada Melon Wears. Olive, uno de los clientes habituales, visita la tienda y compra dos pares de suéteres de la marca Monte Carlo por 100 dólares cada uno, dos tejanos de mezclilla por 125 dólares cada uno. Mia ofrece un descuento del 15% a Olive y cobra un 10% de IVA en la transacción de venta. Mia prepara una nota de muestra en efectivo para la transacción mencionada anteriormente.  

¿Cómo crear un memorándum en efectivo?

1. Escribe la fecha de la transacción en el memorándum de efectivo.
2. Escribe el nombre y la dirección de tu negocio en la esquina superior derecha, subrayalo. Asegúrate de que todas las transacciones contables sean precisas para evitar cualquier discrepancia contable más adelante.
3. Rellena la información del Item número uno escribiendo “Pago en Efectivo” o “Recibos” dependiendo de cómo estés contabilizando la transacción.
4. Completa el punto número dos anotando toda la información relacionada con la compra o venta de bienes que se haya producido durante este periodo contable (por ejemplo, Olive, Monte Carlo). Si no hay un nombre específico involucrado en el intercambio entre tu negocio y otra persona o empresa escribe “anónimo” bajo su nombre.
5. Completa el punto número tres anotando el número de bienes que se compraron o vendieron durante este período contable (por ejemplo, dos suéteres y dos pares de tejanos).
6. Escribe en el número de artículo cuatro toda la información de precios relacionada con la transacción (por ejemplo, 100 por cada suéter, 125 por cada tejano de mezclilla).
7. Anote en el punto número cinco el monto total de efectivo pagado o recibido durante este período contable (por ejemplo, $450).
8. Completa los ítems número seis y siete anotando toda la información relevante relacionada con el proceso contable de tu negocio.
9. Completa la última sección escribiendo tu firma (o el nombre de tu empresa) seguida de tu información de contacto como números de teléfono o dirección de correo electrónico en caso de que haya alguna necesidad de ponerte en contacto contigo sobre esta transacción.

También puedes añadir un sello con el logo de tu empresa en la esquina inferior izquierda. Debes completar este memorándum de efectivo después de contabilizar cada transacción que se realizó utilizando efectivo u otras formas de pago para poder gestionar adecuadamente los procesos contables y evitar las discrepancias contables.

¿Un memorándum de efectivo es un documento contable?

Sí, lo es. Los memorandos de efectivo son documentos contables que hacen un seguimiento de todas las transacciones realizadas con efectivo u otras formas de pago con fines contables. Estas incluyen las ventas y compras en tu negocio como comprar bienes de otra empresa o venderlos a clientes, recibir dinero en forma de pagos y pagar facturas.

¿Una nota en efectivo es lo mismo que un recibo?

No, no lo es. Los recibos son documentos contables que indican el pago de bienes y servicios a proveedores u otras empresas, mientras que los memos en efectivo registran las transacciones contables que involucran ventas, compras, recibir pagos de clientes después de proporcionar productos/servicios en tu negocio.

¿Cuál es el propósito contable de una nota en efectivo?

Los memorandos de efectivo sirven como documentos contables que registran todas las transacciones contables realizadas con efectivo u otras formas de pago para realizar un seguimiento y administrar los procesos contables. De esta manera, puedes evitar las discrepancias contables que podrían llevar a problemas en tu negocio, como meterte en problemas financieros con los acreedores si se producen.

¿Para qué sirve una nota en efectivo?

Los memorandos de efectivo son documentos contables que te ayudan a realizar un seguimiento de las transacciones contables realizadas con efectivo u otras formas de pago para poder gestionar tus procesos contables.

¿Quién es el responsable de crear los memos en efectivo?

Los memos en efectivo pueden ser creados por el personal de contabilidad, los contadores o incluso los propios propietarios de negocios.