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¿Qué es un sistema de control de inventario?
Los sistemas de control de inventario son fundamentales para las empresas debido a la importancia del inventario, que es un activo importante. Es a través del inventario que se lleva a cabo la mayor parte de las actividades operativas de un negocio.
Por lo tanto, es crucial establecer sistemas de control efectivos para salvaguardar el inventario (por ejemplo, para minimizar los costos y para prevenir el fraude, el robo, los daños a las unidades físicas y la manipulación de los registros de inventario). A estos sistemas de control se les conoce como sistemas de control de inventario.
Para abordar estos requisitos, las empresas generalmente introducen tanto sistemas de control interno como sistemas de control de gestión para el inventario.
Los sistemas de control interno y los sistemas de control de gestión se introducen para minimizar los costos y para prevenir el fraude, el robo, los daños y la manipulación de los registros de inventario.
Sistemas de Control Interno
Los sistemas de control interno se relacionan con los tipos de sistemas de control que va a introducir una empresa para proteger el inventario de la pérdida y para asegurar la precisión de los registros de inventario.
Los sistemas de control interno para el inventario pueden incluir varias características. En esta sección se destacan varias de estas características.
Primero, una persona (o varios empleados) deben hacerse responsables del inventario y su estado mediante el diseño de un sistema de control para la rendición de cuentas. Esto minimiza la probabilidad de que el inventario dañado pase desapercibido o que se robe el inventario.
En segundo lugar, se debe introducir un control para que el departamento de recepción se encargue de comprobar la calidad y cantidad del inventario recibido. La firma de la persona responsable debe registrarse para asegurar la rendición de cuentas y la exactitud de las facturas y facturas.
Si los bienes van a ser almacenados, el gerente del almacén asume la responsabilidad de los bienes transferidos, dando fe del número y condición de cualquier inventario recibido.
En tercer lugar, el informe de transferencia debe ser independiente del departamento de informes. Esto asegura una comparación de los artículos recibidos y su calidad y cantidad.
En cuarto lugar, solo las requisiciones autorizadas deben ser honradas por el departamento de almacén para la transferencia de bienes. Esto asegura que el departamento de almacén se vea relevado de la responsabilidad y que se transfiera al departamento de requisiciones.
En quinto lugar, deben existir sistemas adecuados de control de incendios, sistemas de alarma, guardias, vigilantes nocturnos y otras medidas de protección.
En sexto lugar, el principio general del sistema de control debería ser que ningún individuo (o grupo de individuos) debe controlar los registros y las unidades físicas de forma simultánea.
Como tal, el departamento de registros no debe tener acceso al inventario físico, y estos dos departamentos deben enviar directamente los informes al departamento de contabilidad, lo que permite establecer controles adecuados.
Por último, el personal del departamento de contabilidad nunca debe tener acceso a las unidades de inventario (y viceversa). Esto protege contra las prácticas fraudulentas y los desajustes.
En pocas palabras, la separación de deberes al momento de manejar y contabilizar el inventario es fundamental para la integridad de un sistema de controles internos. Si no se establecen sistemas de control interno robustos, el inventario será presa fácil de robo, fraude y hurto.
Sistemas de Control de Gestión
Los sistemas de control de gestión son necesarios para asegurar que se mantenga un tamaño de inventario óptimo. Esto se debe a que los inventarios demasiado grandes conducen a altos costos de transporte y a una reducción de los ingresos. De igual manera, llevar niveles de inventario bajos lleva a la pérdida de negocio, lo que de nuevo reduce los ingresos.
Los sistemas de control de gestión deben ser capaces de conseguir dos cosas:
- Determinar la cantidad óptima del inventario a comprar o a fabricar
- Para decidir el precio óptimo de los artículos del inventario
Mantener niveles de inventario adecuados juega un papel importante en la reducción de los costos de inventario y el aumento de los ingresos del negocio. Si no se establecen unos sistemas de control de gestión adecuados, entonces la empresa corre el riesgo de llevar un inventario excesivo.
Un inventario excesivo dará lugar a costos de transporte sustanciales en forma de impuestos a la propiedad más altos, primas de seguro más altas, costos de manejo y almacenamiento más altos y otros costos administrativos.
Si una empresa lleva muy poco inventario, perderá ventas y clientes. De esta manera, al igual que un inventario demasiado grande produce altos costos de transporte que conducen a pérdidas innecesarias, un inventario demasiado pequeño causa pérdida de negocio, lo que resulta en pérdida o ingresos más bajos.
Evidentemente, entonces, llevar niveles de inventario inadecuadamente altos o bajos es peligroso para una empresa ya que actúan como una espada de doble filo.
Por este motivo, se utilizan sistemas de control de gestión para asegurar un tamaño de inventario óptimo. Si no se introduce un sistema de este tipo, el sistema de control interno puede romperse. Esto puede llevar a robo, hurto, daño y obsolescencia, que a su vez causa grandes pérdidas.
En los sistemas de control de gestión, se utilizan diversos modelos matemáticos para identificar dos métricas clave:
- Punto de orden económico (PEE): el nivel de inventario que desencadena un nuevo orden
- Cantidad de orden económica (EOQ): La cantidad a ordenar para minimizar los costos de manipulación mientras se maximizan los descuentos de cantidad y otros ahorros
Como tal, a través de la introducción cuidadosa de un modelo a medida de la empresa, es posible establecer un control de gestión adecuado. Esto evita que la empresa se arriesgue a sufrir pérdidas debido a un sistema subóptimo para llevar el inventario.
Al mismo tiempo, la elección de un modelo apropiado que no requiera modificación ayuda a la empresa a mantener el nivel óptimo de inventario.
Conclusión: Sistema de control de inventario
- Para asegurar un control adecuado, un inventario puede clasificarse como ABC, VED, FSN o SDE. Esta clasificación ayuda a la toma de decisiones.
- La eficiencia de la gestión de inventario se mide calculando el ratio de rotación de inventario o el periodo medio de mantenimiento de inventario.
- Los sistemas de control de inventario se clasifican como sistemas de control interno y sistemas de control de gestión.
- Los sistemas de control interno deben ser capaces de prevenir el robo, los daños, el hurto y la obsolescencia.
- Los sistemas de control de gestión deben proporcionar herramientas para determinar los niveles óptimos de inventario para mejorar la eficiencia de la gestión de inventario.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un sistema de control de inventario?
Un sistema de control de inventario o sistema de control de gestión es un conjunto de políticas, prácticas y procedimientos diseñados para gestionar eficazmente la cantidad y el movimiento de los artículos en stock. Esto incluye el monitoreo de las condiciones circundantes, como la demanda, el tiempo de entrega, el precio, el nivel de competencia, la etapa del ciclo de vida del producto, la confiabilidad de los pronósticos y la capacidad de respuesta de la organización al cambio.
¿Cuál es la diferencia entre un sistema de control de inventario y un sistema de control de gestión?
Un sistema de control de inventario establece políticas, prácticas y procedimientos que ayudan a los gerentes a monitorear y medir las respuestas a las condiciones fluctuantes del mercado. Esto ayuda a asegurar que la cantidad correcta de inventario esté disponible para la venta en el momento adecuado, y se puede mover rápidamente al proceso de producción. También ayuda a optimizar los costos de mantenimiento de inventario, identifica el inventario en exceso u obsoleto y reduce el desperdicio. Un sistema de control de gestión es una parte integral de una estructura de control interno de una organización.
¿Cuáles son los tres métodos más comunes para la gestión de inventario?
Los tres métodos más comunes son min-max, cantidad de orden económica (EOQ) y análisis ABC. MIN-MAX es el más sencillo de estos tres métodos de gestión de inventario. Requiere que hagas un seguimiento de tu costo de llevar el inventario, la demanda promedio de un artículo durante un período, el nivel mínimo de stock de seguridad para mantener, el punto de reordenación máximo para reponer y el costo de mantenimiento asociado para cada artículo en el inventario. Calcula el tamaño de pedido ideal en función de los costos de inventario, la tasa de demanda, el tiempo de reposición y el nivel de stock de seguridad. El método ABC es el método más utilizado en la gestión de inventario en la actualidad. Requiere que hagas un seguimiento de tu costo de llevar el inventario por producto, la demanda promedio de un artículo durante un período y el costo de mantenimiento asociado por producto.
¿Qué es stock de seguridad?
Un stock de seguridad es la cantidad de inventario adicional que se lleva a cabo para proporcionar una demanda inesperada o interrupciones en la cadena de suministro. Por ejemplo, si ordenas 100 unidades a tu proveedor y esperas vender 75 unidades en dos semanas, llevarías 25 unidades de stock de seguridad.
¿Cuál es el propósito de un sistema de control de inventario?
Se utiliza para controlar los niveles de inventario a mano y para mantener el menor número de unidades en tus instalaciones de almacenamiento. Esto puede resultar en un aumento del Flujo de Efectivo y en una reducción de los costos de mantenimiento.