La contabilidad de efectivo requiere que la empresa categorice y declare las transacciones de ingresos y gastos en términos de cuándo ocurren. Los ingresos se reportan en el momento en que se gana mientras que los gastos se reconocen cuando se pagan. Este tipo de sistema de contabilidad funciona mejor para las pequeñas empresas con requisitos de informes financieros sencillos.

¿Cómo funciona?

La contabilidad de efectivo es un método que registra los ingresos y los gastos en una base de «cuando se recibe» o «cuando se paga» en lugar de usar un enfoque de saldo de cuenta. Este tipo de sistema de contabilidad funciona mejor para las pequeñas empresas con requisitos de informes financieros sencillos. Por ejemplo, una pequeña empresa puede tener una simple cuenta de resultados con dos categorías de ingresos y gastos: ventas y costo de los bienes vendidos. En este caso, la contabilidad de efectivo funciona bien para informar este tipo de transacciones. Sin embargo, si una empresa tiene varias fuentes de ingresos o incurre en costos que son difíciles de medir en términos de flujo de caja, el uso de un sistema de contabilidad de base devengada es más apropiado. Por ejemplo, un negocio puede tener ingresos de los contratos de alquiler de servicios y equipos pagados por adelantado o diferidos en el futuro. Esto también incluye los costos de depreciación de activos como los camiones que se compraron mediante la emisión de una nota a pagar. En este caso, la contabilidad en efectivo no informaría con precisión estas transacciones porque no las reconoce hasta que se recibe el pago.

Ejemplo de Contabilidad en Efectivo

Digamos, por ejemplo, que vendes bienes por valor de 500 dólares a crédito pero recibes el pago completo hoy. Los 500 dólares de ingresos se reconocen hoy. Si el cliente no paga durante 90 días, no registras nada hasta que realmente haga el pago. Por otro lado, si una empresa utiliza un sistema de contabilidad de base de devengo, los ingresos y los gastos se registran cuando se producen, independientemente de si hay o no efectivo en el banco para respaldar la transacción. Por ejemplo, si vendes bienes por valor de $ 500 a crédito y recibes el pago en su totalidad hoy, esta transacción se registra a pesar de que el efectivo aún no esté en tus cuentas bancarias.

Beneficios de usar la contabilidad en efectivo

Los siguientes son algunos de los beneficios de usar la contabilidad en efectivo.

• Es fácil de usar.
• Es fácil de entender.
• El reconocimiento de ingresos es inmediato, lo que significa que no hay devengos ni aplazamientos de ingresos.
• El principio de coincidencia para registrar los gastos funciona bien porque la contabilidad de base de efectivo registra todos los costos relacionados al mismo tiempo.
• Proporciona pronósticos más precisos del flujo de caja porque todas las transacciones son tratadas por igual, independientemente de cuándo realmente se les pague o se les facture.
• Hay una necesidad limitada de estimaciones y devengos que simplifiquen el proceso de presentación de informes financieros para que pueda completarse más rápido.

Limitaciones del uso de la contabilidad en efectivo

Varias limitaciones pueden hacer que la contabilidad en efectivo sea menos adecuada para las empresas.

• Este tipo de sistema no proporciona una imagen completa de cómo realmente está funcionando el negocio porque no registra todas las transacciones en términos de cuándo realmente ocurren.
• Dado que no hay acumulación, los gastos no se reconocen hasta que se paga el efectivo correspondiente por ellos, lo que podría resultar en ganancias exageradas y pérdidas subestimadas (o viceversa).
• Esto puede llevar a una subestimación de los ingresos imponibles y una sobrevaloración del flujo de caja porque la empresa está reportando ingresos antes de recibir el pago.
• La contabilidad de base de efectivo no proporciona una imagen completa de cuán rentable o exitoso es tu negocio en la generación de ventas, lo cual no es útil si deseas tomar decisiones informadas.
• Puede proporcionar una imagen engañosa de tu negocio porque no reconoce todos los costos en términos de cuándo realmente ocurren.
• Crea un reto para la previsión, especialmente si la mayoría de las transacciones de tu empresa se realizan a crédito, lo que significa que proporciona una imagen incompleta de cuán rentable o exitoso serás en la generación de ventas futuras.

Contabilidad en efectivo vs. Contabilidad de acumulación

La contabilidad de efectivo es un método de contabilidad que registra las transacciones cuando el efectivo o artículos equivalentes cambian de manos. La contabilidad de efectivo es un tipo de sistema que las empresas utilizan para registrar las transacciones comerciales, pero no es la única manera. Otras formas de contabilidad pueden proporcionar una imagen más precisa de cuán rentable o exitoso es tu empresa en la generación de ventas y la gestión de sus recursos. La acumulación es una de esas alternativas, y es el método principal utilizado por las empresas para registrar sus transacciones. En un sistema de contabilidad de acumulación, los ingresos y los gastos se registran cuando ocurren, independientemente de si hay o no efectivo en el banco para respaldar la transacción. Este tipo de sistema tiene en cuenta todos los costos relacionados al mismo tiempo. Un sistema de acumulación-base proporciona una visión más precisa de cuán rentable o exitoso es tu negocio en la generación de ventas, la gestión de sus recursos y la inversión en el crecimiento futuro, lo que puede ayudarte a tomar mejores decisiones sobre la dirección en la que se dirige. Además de eso, un sistema de acumulación crea más transparencia para las partes interesadas y los socios, lo que ayuda a mantener la confianza y la credibilidad con una amplia gama de partes interesadas. La contabilidad de acumulación te permite crear pronósticos más precisos porque incorpora todas las transacciones, independientemente de cuándo realmente se les pague o se les facture. También permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre cuán rentable o exitosa será su empresa en la generación de ventas futuras basadas en las transacciones que ya se han producido.

La línea de fondo

Los beneficios de usar la contabilidad en efectivo superan las limitaciones. Sin embargo, no es una imagen completa de tu negocio porque no estás registrando todas las transacciones en términos de cuándo realmente ocurren, y varias otras limitaciones pueden hacer que no sea adecuado para la mayoría de las empresas. No obstante, es el principal método que utilizan las empresas para registrar sus transacciones, y proporciona más transparencia para las partes interesadas, lo que es útil cuando se trata de mantener la confianza con una amplia gama de socios.

¿Qué es la Contabilidad en Efectivo?

La contabilidad de efectivo se refiere a un método de registrar las transacciones comerciales en términos de cuándo el efectivo o los artículos equivalentes cambian de manos.

¿Cómo funciona?

La contabilidad de efectivo es un sistema que las empresas utilizan para registrar las transacciones comerciales. Este tipo de sistema registra los ingresos y los gastos cuando realmente ocurren independientemente de si hay o no efectivo en el banco para respaldar la transacción.

¿Cuáles son los beneficios de usar la contabilidad en efectivo?

La contabilidad de base de efectivo proporciona más transparencia para las partes interesadas y los socios, lo que es útil cuando se trata de mantener la confianza en una amplia gama de intereses comerciales. La contabilidad de efectivo también te permite crear pronósticos más precisos en función de las transacciones que ya se han producido, en lugar de simplemente proyectar lo que puede suceder en períodos futuros. Esto es importante si la reputación de tu empresa depende de mantener altos niveles de ingresos y rentabilidad. Además de eso, todas las transacciones ocurren en efectivo, lo que significa que no estás registrando ningún gasto hasta que realmente ocurren.

¿Cuáles son las limitaciones del uso de la contabilidad en efectivo?

La contabilidad de efectivo no es una imagen completa de cómo funciona tu negocio porque solo estás registrando los ingresos y los gastos en términos de cuándo realmente ocurren. Hay varias otras limitaciones para hacerlo, pero todo depende de qué tipo de información necesites de tu sistema de contabilidad. Puede que no se adapte a todos los negocios, pero es el método principal que se utiliza al registrar las transacciones.

¿Cuál es la diferencia entre la contabilidad en efectivo y la contabilidad basada en el devengo?

La base de efectivo y la base de devengo se refieren a dos métodos diferentes para registrar las transacciones comerciales. Si bien la contabilidad basada en el efectivo registra los ingresos y los gastos cuando realmente ocurren las transacciones, la contabilidad basada en el devengo registra los ingresos y los gastos cuando se ganan o se incurre en ellos.