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¿Qué son los documentos de origen en la contabilidad?
Para completar los registros contables, un contador debe tener documentos de origen para trabajar. Estos documentos muestran los efectos financieros de las transacciones.
Tipos de documentos fuente
En esta sección se proporciona una visión general y una descripción de los documentos fuente en sí. Vienen en muchas formas y tamaños, pero se pueden dividir en tres categorías.
Documentos de ventas
El documento fuente clave relacionado con las ventas a crédito realizadas por el negocio es la factura.
Cuando un negocio entrega bienes o presta servicios y le permite al comprador tiempo para pagar (en otras palabras, hace una venta a crédito) emitirá una factura.
La factura establece los bienes o servicios prestados, da el nombre y la dirección del comprador y el proveedor, indica el importe adeudado (identificando por separado cualquier IVA), y normalmente da una fecha o un plazo límite para el pago.
Sin embargo, considera lo siguiente: ¿Qué pasa si un cliente se queja de que a pesar de facturarle 1000 unidades, solo le enviaste 900?
En este escenario, el cliente puede emitir una nota de débito. Una nota de débito establece formalmente el déficit y la cantidad que el cliente piensa que debe ser compensada con la factura.
Ya sea que el cliente emita o no una nota de débito, la respuesta del negocio (si cree que la queja está justificada) es emitir una nota de crédito.
Una nota de crédito se parece a una factura, pero indica que la cantidad adeudada al negocio por el cliente se va a reducir en la cantidad que se muestra.
Es muy posible que te hayas encontrado con notas de crédito al hacer las compras, como cuando devuelves los bienes. Cuando ya has pagado por artículos, se ofrece una nota de crédito para permitir que se retire dinero de tu próxima compra.
En el mundo de los negocios, las notas de crédito se suben ANTES de que la factura se pague la mayor parte del tiempo, por lo que la cantidad se retira de la cantidad pagada por la compra ACTUAL. El principio, sin embargo, es exactamente el mismo.
A nivel práctico, las facturas originales y las notas de crédito se envían, por supuesto, al cliente. Es posible que estés trabajando desde una copia, o en algunos casos simplemente desde una computadora listando las transacciones dentro del sistema de contabilidad.
También debes tener en cuenta que el vendedor puede enviar estados de cuenta mensuales de la cantidad adeudada, o recordatorios por facturas vencidas; estos no deben confundirse con las facturas, a pesar de que pueden parecer similares.
Un negocio que vende principalmente por dinero en efectivo todavía puede preparar facturas o recibos, que son muy similares a las facturas.
Para la mayoría de los negocios minoristas, sin embargo, el documento de origen en el que trabajarán los contadores es el roll . Esto muestra el monto total que se recibe por bienes y servicios, ya sea en efectivo, en cheque o en tarjeta.
Documentos de Compra
En los negocios muy pequeños, como los que lo compran todo por dinero en efectivo, el único registro de compras será el recibo de caja para el pago. Para los pagos realizados con dinero en efectivo, también puede haber un papeleta de dinero en efectivo para gastos menores.
Sin embargo, las empresas más grandes necesitan más sistemas formales para asegurar que las compras estén autorizadas por la persona adecuada y que los pagos de los bienes solo se realicen cuando se hayan recibido y comprobado.
Suponga que Maiden Megastore está ordenando 5,000 CD de Acme Artistes. Se realizan los siguientes pasos:
Primero, Doncella prepara una orden de compra. Se trata de un formulario enviado a Acme en el que se indican los 5.000 CD que se van a suministrar y el precio a pagar (ya acordado entre las empresas).
El pedido de compra debe ser autorizado a un nivel de gestión adecuado dentro de Maiden.
En segundo lugar, Acme envía los 5.000 CD, y al mismo tiempo adjunta una nota de despacho que da los detalles del envío. Esto se comprueba en la orden y es aprobado por la Doncella.
En tercer lugar, Acme envía una factura a Maiden por el precio pactado de los 5.000 CD.
En cuarto lugar, Maiden comprueba la factura con la orden de compra y, posiblemente, con la nota de despacho. El objetivo es conseguir que los bienes se ordenaran de forma genuina y se hayan recibido.
Una falla en el sistema en este punto significaría que un comerciante sin escrúpulos simplemente podría emitir facturas por bienes o servicios inexistentes a las empresas tomadas de un directorio telefónico de comercio y recibir el pago.
Si hay algún problema con el envío, se pueden emitir notas de débito y crédito.
Quinto y por último (y posiblemente después de que Acme haya tenido que emitir un estado de cuenta, ver arriba), Doncella envía a Acme un cheque por la cantidad adeudada. Esto se hace a menudo utilizando una hoja de pago que se puede arrancar de la factura.
No es normal en los negocios que Acme emita un recibo por el dinero en efectivo recibido si fue en respuesta a una factura. Acme ingresará el pago contra la cantidad adeudada por Doncella, sin dejar nada pendiente, y pagará el cheque en el banco.
Obsérvese que la orden de compra y la nota de despacho no son registros desde los que se deben ingresar las transacciones contables. Esto se debe a que no crean ni satisfacen las obligaciones financieras.
Son útiles a la hora de calcular los devengos (es decir, los gastos de funcionamiento debidos al final de un periodo) para las cuentas finales, pero la razón principal para incluirlos aquí es para alertarte de su existencia, ayudándote a evitar confundirlos con otros documentos.
Documentos bancarios
La categoría final de los documentos fuente utilizados para crear los registros contables consiste en documentos bancarios. La mayoría de estos te serán familiares desde tu propia banca personal.
Los estados de cuenta bancarios son cruciales para la preparación de los registros contables.
Pueden ser el único registro de ciertas transacciones, como los pagos realizados directamente en la cuenta bancaria de un proveedor por un cliente a través del sistema bancario (una transferencia BACS). En otros casos, resumirán la información disponible en otros lugares.
Los pagos realizados por cheque generarán dos registros diferentes. El cliente debe tener un talón de cheques completado (a menudo llamado contraplano) en la chequera.
El proveedor debe tener un talón de papel / contraplano de pago completado en el libro de pago, que muestre el pago del cheque en el banco. A veces, los cheques no son honrados por el banco del cliente (es decir, están deshonrados).
Los cheques deshonrados se devuelven al proveedor que los pagó. Están marcados con referencia a cajón.
Continuando con el ejemplo anterior de Maiden Megastore, Acme y los 5.000 CD, notemos que cuando Maiden recibió por primera vez el cheque de Acme, se ingresó en los registros contables con el resultado de que ahora se muestra a Maiden como que no le debe nada.
Si el cheque se devuelve sin ser honrado, no vale nada. Además, otra entrada que invierta el pago deberá realizarse en los libros de Acme. Esto asegura que se muestre una vez más que Maiden aún debe el dinero adeudado por los 5.000 CD.
Un ajuste similar habrá que hacer en los libros de Maiden para reflejar el hecho de que todavía le deben a Acme el precio de los CD.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la principal diferencia entre una orden de compra y una nota de despacho?
Una orden de compra es una instrucción de una empresa a otra para comprar una determinada cantidad de bienes a un precio específico. Una nota de despacho es un documento que acompaña al envío de la mercancía, detallando lo que se envió y confirmando que coincide con la orden de compra.
¿Cuál es la principal diferencia entre una nota de débito y una nota de crédito?
Una nota de débito es un documento que registra el hecho de que se ha pagado una factura, lo que resulta en una disminución en la cantidad adeudada al proveedor. Una nota de crédito es un documento que registra el hecho de que se ha recibido una factura, lo que resulta en un aumento en la cantidad adeudada al proveedor.
¿Cuál es la principal diferencia entre una declaración de conciliación bancaria y un documento fuente?
Una Declaración de Reconciliación Bancaria incluye todas las transacciones que han afectado a una cuenta, las fechas de las transacciones, el saldo actual y cualquier discrepancia. Un documento fuente es un registro que se utiliza para crear registros de transacciones contables (por ejemplo, Facturas). Consiste en la fecha, la cantidad y otra información relevante de una transacción en particular.
¿Por qué son importantes los estados de cuenta bancarios para la preparación de los registros contables?
Los estados de cuenta bancarios son importantes porque resumen todas las transacciones que han tenido lugar en una cuenta bancaria durante un periodo determinado. Esta información es necesaria para la elaboración de registros contables exactos.
¿Cuál es la principal diferencia entre un estado de cuenta de una tarjeta de crédito y un estado de cuenta de un banco?
Un estado de cuenta de una tarjeta de crédito enumera las transacciones individuales, mientras que un estado de cuenta bancaria resume todas las transacciones que han tenido lugar durante un período específico. Los estados de cuenta de las tarjetas de crédito son útiles para verificar que una transacción individual se registra correctamente en los registros contables. Por el contrario, los estados de cuenta bancarios son importantes para resumir todas las transacciones que han tenido lugar en una cuenta bancaria durante un período específico.