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Libro de Petty Cash: Definición
Un libro de caja para pequeños se mantiene para registrar los pequeños gastos como el franqueo, la papelería y los telegramas. Para cada tipo de gasto se utiliza una columna separada.
La diferencia entre la suma de las partidas de débito y la suma de las partidas de crédito representa el saldo del efectivo pequeño en mano.
Un libro de caja para pequeños también se refiere al libro en el que se registran los pequeños pagos, que no son convenientes para registrar en el libro de caja principal.
Explicación
En todos los negocios, algunos pagos se realizan por cheque para un mejor control sobre el efectivo. Sin embargo, para el pago de pequeños gastos (por ejemplo, papelería, viajes, franqueo y periódicos), pagar con cheque no es razonable.
Además, el cajero jefe en un gran negocio está obligado a manejar numerosas transacciones grandes a diario. Si registran los gastos menores en la caja principal, entonces tanto el cajero jefe como la caja principal se sobrecargarán.
Para solucionar estos problemas, el jefe de caja delega responsabilidades a otro alto cargo del personal para dar cuenta de las pequeñas transacciones del día a día. Para ello, se le da una pequeña cantidad y un libro aparte para registrar estos pequeños pagos.
El libro en el que se registran estos pequeños pagos se conoce como el libro de caja chica. Los fondos utilizados para los pagos pequeños se conocen como caja chica, y la persona encargada de hacer y registrar estos pagos es el cajero chico.
Sistemas para el mantenimiento de Petty Cash
Se utilizan tres sistemas diferentes para mantener el dinero en efectivo. Estos sistemas son:
- Sistemas abiertos (o sistemas ordinarios) para caja chica
- Sistema fijo para caja chica
- Sistema de anticipos de caja chica
Sistema Abierto u Ordinario de Efectivo Pequeño
Bajo este sistema, al cajero de caja se le da una suma global para cubrir los gastos menores. Cuando se gasta toda la cantidad de dinero en efectivo para gastos menores, el cajero para gastos menores envía la cuenta al cajero principal, que vuelve a pagar una suma global al cajero para gastos menores.
Sistema Fijo de Efectivo Pequeño
Bajo el sistema fijo de caja chica, se le da una cantidad fija al cajero de la caja chica por un periodo de tiempo fijo.
Al final del periodo fijo, el cajero de menor cuantía presenta los detalles de los gastos menores, y el cajero jefe vuelve a adelantar una cantidad fija para el siguiente periodo fijo.
Sistema de Impresos de Pequeñita Efectivo
Este es el enfoque más científico para mantener a Petty Cash.
Bajo el sistema de anticipos, se estiman los gastos menores totales para un periodo determinado y se adelanta la cantidad al cajero de menores. A esta cantidad se le conoce como efectivo de anticipo.
El cajero de la caja gasta el dinero en efectivo del anticipo durante el período. Al final del período, el cajero de menor cuantía presenta los estados que cubren los gastos menores al cajero jefe.
Se reembolsa la cantidad gastada por el cajero menor, recuperando así el saldo a la cantidad original.
De esta manera, el cajero de caja comenzará cada período con una cantidad igual a anticipo en efectivo, y la cantidad que tenga el cajero de caja nunca excederá esta cantidad.
Ventajas del Sistema de Impresos
El sistema de anticipos tiene las siguientes ventajas:
- Ahorro de tiempo para el cajero jefe que se encarga de la caja principal.
- Reducción de la probabilidad de mal uso del efectivo porque al cajero de caja no se le permite mantener el efectivo ocioso.
- La reducción de la probabilidad de malversación como el anticipo en efectivo es una pequeña cantidad.
- Los errores se corrigen rápidamente porque el cajero jefe comprueba periódicamente el registro de caja de los pequeños.
- Creación de oportunidades para que el personal junior aprenda a manejar el dinero de manera responsable.
Tipos de Libro de Efectivo Pequeño
Hay dos tipos principales de libro de caja chica:
- Libro de dinero en efectivo sencillo de Petty
- Libro Analítico de Efectivo Pequeño
Libro de dinero en efectivo sencillo de Petty
Un simple libro de caja para niños es igual que el libro de caja principal. El efectivo recibido por el cajero de caja se registra en el lado del débito, y todos los pagos por gastos menores se registran en el lado del crédito en una columna.
Formato de un libro sencillo en efectivo
Ejemplo de un libro sencillo en efectivo para mascotas
Registra las siguientes transacciones en una simple papeleta de caja para el mes de enero de 2019.
Solución
Libro Analítico de Efectivo Pequeño
Un libro de caja para pequeños análisis es la forma más efectiva de registrar los pagos en efectivo para pequeños.
Se asigna una columna separada para cada gasto pequeño en el lado del crédito. Siempre que un gasto pequeño se registra en la columna de pago total, la misma cantidad se registra en la columna de gasto pequeño relevante.
Formato de un Libro Analítico de Efectivo Pequeño
Ejemplo de un libro de caja pequeña analítica
Registra las siguientes transacciones en una cartera de caja analítica para el mes de enero de 2019.
Solución
Operación de Petty Cash
Cuando un cajero de caja necesita dinero, el cajero principal le da un cheque. Este cheque se registra en el lado de los pagos del Libro de Efectivo principal.
El cajero de caja recibe dinero en efectivo contra el cheque del banco y registra el cheque en la columna de recibos de la caja registradora.
Cuando es necesario realizar un pago desde el fondo de caja chica, el cajero de caja chica prepara un bono de caja chica (PCV). Este bono debe ser autorizado por un oficial responsable antes de que el cajero de caja realice el pago.
Antes de emitir el pago, el cajero de caja registra la fecha de pago, los detalles de pago (en la columna de detalles), el número de PCV y el monto del bono (en la columna de pago total y también en la columna de análisis relevante).
El primer PCV del mes está etiquetado con el número 1, seguido del número del mes. Por ejemplo, el primer bono de mayo estaría numerado como 1/5, el siguiente como 2/5, y luego como 3/5, y así sucesivamente.
Publicando el Libro de Efectivo Pequeño al Libro Mayor
Al final de cada mes, cuando el cajero de caja se acerque al cajero principal para su reembolso, este último te preparará un bono cheque.
El bono de cheques enumera el total de las diversas columnas de análisis de pagos de la caja registradora. Por ejemplo, considera lo siguiente:
| Salarios | $113.20 |
| Transporte | 41,80 $ |
| Estacionario | $80.60 |
| Té de personal | $26.40 |
| Teléfono | $140.00 |
| Total | $402.00 |
Cuando se emite un cheque (por 402,00 $) al cajero de caja, las entradas que se realizan en la caja principal son:
- El total, $402.00, se muestra en el lado de crédito de la cartera de efectivo (columna bancaria) como pago.
- En el libro mayor, la cuenta de sueldos se carga en $113.20, la cuenta de transporte en $41.80, la cuenta de papelería en $86.60, la cuenta de té del personal en $26.40 y la cuenta telefónica en $140.00.
Por lo tanto, los débitos totales en el libro mayor están de acuerdo con el crédito en la caja principal. En otras palabras, la cartera de caja para pequeños no forma parte de la contabilidad de doble entrada.
La posición del libro de caja para niños es similar a un libro subsidiario. Siempre se supone que el cajero de caja para gastos menores tiene un efectivo igual a la cuenta de anticipos en forma de efectivo real o PCV pagados.
Conectar con un experto
Espero que este artículo te haya servido de ayuda para comprender las características y los usos de la caja registradora. Si tienes alguna duda más, comunícate con un asesor financiero en Spokane, WA o si vives fuera del local, navega por nuestra página de asesores financieros para ver uno que pueda conectar contigo.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un libro de caja pequeña?
Un libro de caja para pequeños se mantiene para registrar los pequeños gastos como el franqueo, la papelería y los telegramas. Para cada tipo de gasto se utiliza una columna separada.
¿Cuáles son los sistemas para llevar una cartera de caja chica?
Hay tres sistemas utilizados para mantener el dinero en efectivo para gastos menores – Sistemas abiertos (o sistemas ordinarios) para dinero en efectivo para gastos menores, sistema fijo para dinero en efectivo para gastos menores, sistema de anticipos de dinero en efectivo para gastos menores
¿Cuáles son los tipos de libros de caja para menudeo?
Los dos tipos de libros de caja para menudeo son el simple libro de caja para menudeo y el libro de caja para menudeo analítico
¿Qué es un simple libro de caja pequeña?
Un simple libro de caja para niños es igual que el libro de caja principal. El efectivo recibido por el cajero de caja se registra en el lado del débito, y todos los pagos por gastos menores se registran en el lado del crédito en una columna.
¿Qué es un libro de caja pequeño analítico?
Un libro de caja para pequeños análisis es la forma más efectiva de registrar los pagos en efectivo para pequeños. Se asigna una columna separada para cada gasto pequeño en el lado del crédito. Siempre que un gasto pequeño se registra en la columna de pago total, la misma cantidad se registra en la columna de gasto pequeño relevante.