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¿Qué significa la compra de materiales?
La compra de materiales se refiere a la adquisición de materiales por un precio. Por lo general, es manejado por un departamento específico (por ejemplo, el gerente de compras en el departamento de compras), particularmente en las grandes empresas.
Un departamento de compras puede funcionar eficazmente si:
- Está organizado de forma centralizada
- La plena cooperación entre el departamento de compras y otros departamentos está asegurada
- Existe una estrecha relación entre el departamento de compras y el departamento de cuentas
- El gestor de compras está técnicamente cualificado y lo suficientemente experimentado
- Un procedimiento adecuado está claramente establecido y se cumple estrictamente
La compra es una actividad de importancia crítica y especializada en las empresas de fabricación. Los materiales representan una parte considerable de los costos de producción. Como tal, el gerente de compras en un negocio de este tipo es responsable de gastar más de su dinero que cualquier otra persona.
Cualquier error por parte del gestor de compras, por lo tanto, puede ser extremadamente caro. Además, la compra de materiales de calidad inferior a la estándar socavará la calidad del producto, causará desperdicio y dará lugar a costosas averías de la máquina.
Por lo tanto, es fundamentalmente importante asegurar que la función de la compra de materiales se realice de manera efectiva, eficiente y económica.
Según Alford y Beatty, «la compra es la adquisición de materiales, suministros, máquinas, herramientas y servicios necesarios para el equipo, el mantenimiento y la operación de una planta de fabricación».
Como se señaló anteriormente, la función de compra generalmente la realiza un departamento de compras separado establecido bajo un comprador experto (o gerente de compras). Para poder llevar a cabo sus funciones de forma eficaz, el gestor de compras debe saber:
- Qué comprar
- Cuándo comprar
- Dónde comprar
- Cuánto comprar
- A qué precio comprar
Qué comprar
Normalmente, algunos de los repuestos y componentes que requiere una preocupación de fabricación se fabrican en la propia empresa en lugar de comprarse de forma externa. Los diversos artículos de tiendas que el departamento de compras debe procurar son:
- Todos los artículos de materiales, tiendas, repuestos y componentes que la preocupación por la fabricación no puede hacer
- Otros artículos que la preocupación por la fabricación puede hacer pero no quiere hacer
La toma de decisiones con respecto a los artículos que entran en la segunda categoría es una función importante del departamento de compras. La decisión sobre si comprar o producir un artículo en particular depende de factores como:
- Requisitos anuales para el tema
- Frecuencia de compra para el artículo
- Disponibilidad de capacidad de fabricación de repuesto para producir el artículo
- La ventaja de precio que surge del costo comparativo de hacer y comprar
- Secreto del producto
La decisión de dar preferencia a la compra es de suma importancia. Tales decisiones son tomadas por el departamento de compras bajo la dirección del departamento de planificación y el departamento de costos.
Cuándo comprar
Los materiales generalmente se compran como y cuando se reciben las solicitudes del departamento de tiendas. Si ciertos artículos solo están disponibles durante una temporada en particular, las compras se realizan durante la temporada.
Para los artículos restringidos por las regulaciones gubernamentales, la cuestión de cuándo comprar se determinará con referencia a la fecha de la licencia, cuota o permiso, según el caso.
Dónde comprar
El departamento de compras generalmente mantiene una lista de proveedores aprobados para diversos artículos de materiales. Siempre que se requieren materiales, las compras se realizan a estos proveedores después de recibir sus presupuestos.
Si hay requisitos a largo plazo para comprar materiales de forma regular a granel, los materiales se compran solo a proveedores específicos. En el caso de los materiales controlados, las compras también se realizan solo a proveedores específicos.
Cuánto comprar
La cantidad de materiales a adquirir es otro criterio importante para la toma de decisiones. El departamento de compra se guía en este sentido por la solicitud de compra recibida del departamento de tiendas.
No obstante, en las organizaciones que utilizan la técnica del control presupuestario, el presupuesto de compra que se elabora y aprueba con antelación muestra los tiempos y cantidad de las compras. Así, en tales casos, el presupuesto aprobado es el factor orientador.
Algunas preocupaciones de fabricación adoptan la técnica de control de cantidad de pedido económico (EOQ), que indica la cantidad y la frecuencia de las compras. EOQ garantiza que los costos involucrados en la compra de materiales y el transporte de inventario se minimicen.
A qué precio comprar
El precio a pagar es un factor clave que influye en el coste de los materiales. En caso de que se hayan invitado y recibido ofertas o presupuestos, es responsabilidad del departamento de compras seleccionar el precio al que se deben comprar los materiales.
Normalmente, en este caso, se selecciona la oferta o cotización que ofrece el precio más bajo. No obstante, también deben tenerse en cuenta las condiciones de entrega, el período de crédito permitido, la tasa de descuento y la fiabilidad y capacidad del proveedor para ejecutar las órdenes.
Si los materiales se suministran a través de una autoridad de control, el gestor de compras no tiene más remedio que procurar el suministro al precio fijado por la autoridad.
Tipos de Compras
La compra de materiales se puede llevar a cabo de forma centralizada o descentralizada. En cualquier caso, es importante tener en cuenta la naturaleza, el tamaño y los requisitos del negocio.
Compras centralizadas
Bajo la compra centralizada, la autoridad para comprar materiales para todos los departamentos de una organización se coloca en un solo individuo o un departamento (por ejemplo, el departamento de compras encabezado por un gerente de compras).
Ventajas de las compras centralizadas
Las principales ventajas de la compra centralizada son las siguientes:
- Se puede llevar a cabo una política uniforme y firme con respecto a las condiciones de compra (por ejemplo, las condiciones de pago).
- La compra de materiales es responsabilidad exclusiva del departamento de compras, lo que significa que otros departamentos pueden concentrarse en la producción.
- Dado que los materiales se compran en cantidades más grandes, es posible beneficiarse de mejores tarifas de los proveedores.
- Se pueden estandarizar diferentes artículos de material.
- El personal de compra, al concentrarse solo en la compra, desarrolla conocimientos y habilidades especializadas, que llevan a la experiencia y, a su vez, a la compra económica.
- La compra centralizada facilita el mantenimiento de un conjunto completo de registros para las transacciones de compra, lo que permite a la dirección ejercer un mejor control sobre las compras.
- La compra centralizada ayuda a coordinar las actividades de compra y, al colocar la autoridad para comprar en una sola persona, evita la duplicación y la superposición.
- La compra centralizada ayuda a controlar los inventarios y a evitar una inversión excesiva en materiales.
Desventajas de las compras centralizadas
La compra centralizada también tiene varias limitaciones bien definidas, que incluyen:
- El procedimiento utilizado para adquirir los materiales no es flexible, lo que puede dar lugar a retrasos en la obtención de los suministros.
- La creación de un departamento de compras independiente genera altos costos de administración.
Compras descentralizadas
Bajo la compra descentralizada (también conocida como compra localizada), la autoridad para comprar materiales se coloca en manos de más de un individuo o departamento. Bajo este sistema, cada jefe departamental realiza compras para su propio departamento.
Ventajas de las compras descentralizadas
La compra descentralizada es beneficiosa por las siguientes razones:
- Permite flexibilidad en la rutina de compra, ayudando así a evitar retrasos en las compras.
- Bajo la compra descentralizada, no se nombra ningún equipo de compra especializado, lo que reduce los costos de administración.
- La compra descentralizada es más eficiente que la compra centralizada porque cada jefe de departamento puede evaluar los requisitos y problemas de su departamento de la manera más efectiva.
Desventajas de las compras descentralizadas
La compra descentralizada también adolece de las siguientes desventajas:
- La compra descentralizada no es económica porque los materiales se compran en lotes más pequeños (como tal, no se pueden obtener descuentos por volumen ni condiciones de compra favorables).
- Carece de una política uniforme para la compra de materiales.
- Pueden pagarse diferentes precios por los mismos materiales por diferentes departamentos.
- El personal experto en compras no puede ser contratado para cada departamento de la organización.
- No hay coordinación entre los departamentos, lo que puede llevar a la duplicación y a la superposición.
- Los jefes de varios departamentos operativos, al ser responsables de la compra de materiales, no pueden concentrarse plenamente en sus tareas rutinarias.
Procedimiento de Compra o Ciclo de Compra
1. Iniciación a la Compra
Esto comienza con el recibo de una solicitud de compra por parte del departamento de compras. La solicitud de compra es elaborada por el tendero en base a:
- Requisiciones recibidas de los departamentos de la empresa
- Se está llevando a cabo una política de reabastecimiento
- Requisiciones especiales para equipos y materiales específicos
- – El juicio personal y la experiencia (si se permite)
Las solicitudes suelen ser aprobadas por personal que está autorizado a conceder la aprobación. El tendero se asegura de que estén actuando de acuerdo con las políticas estándar. Preparan las requisiciones de compra por triplicado.
El primero (es decir, el original) se envía al departamento de compras, el siguiente se envía al departamento de costos y el último es retenido por el departamento de tiendas.
Se pueden preparar más copias dependiendo de los requerimientos de la empresa.
La solicitud de compra forma la base del pedido a realizar con los proveedores. Por lo tanto, esto debe prepararse con una atención cuidadosa. Esto ayuda a comprar la cantidad correcta de materiales en la calidad correcta, el lugar correcto, de la fuente correcta y en el momento correcto.
Esto ayuda a la empresa a adquirir materiales a un precio competitivo. También ayuda a asegurar las operaciones fluidas e ininterrumpidas de la empresa.
Formato/Especialidad de la solicitud de compra
2. Invitar a las cotizaciones
Después de la recepción de la solicitud de compra, el departamento de compras continuaría adelante e invitaría a cotizaciones, etc. de los proveedores. La práctica habitual es enviar una consulta proforma al proveedor. El ejemplar de la Consulta Proforma se da a continuación :
3. Recepción de la cotización del proveedor
El proveedor, después de recibir la carta de consulta, proporciona un presupuesto y establece los términos y condiciones del suministro de materiales al departamento de compras. El proveedor también proporciona calidad, cantidad, tiempo de entrega, precio, descuento y otra información necesaria.
Esta presentación es importante tanto desde el punto de vista del comprador como del proveedor. Es una oferta en términos legales. Esto, por lo tanto, requiere un manejo cuidadoso y una conservación adecuada.
4. Preparación de la Declaración Comparativa
La declaración comparativa (o un cronograma comparativo de cotizaciones) se prepara después de que se reciban las cotizaciones del proveedor.
Se prepara con vistas a comparar los precios, términos y condiciones, y ayuda en la selección del proveedor cuyos términos son más favorables para la organización.
La declaración comparativa es un documento importante que debe mantenerse cuidadosamente en el registro para futuras referencias y orientaciones. La declaración preparada se presenta al jefe del departamento de compras para su aprobación.
El propósito de la preparación de una declaración comparativa es darse cuenta del valor del dinero. A continuación se presenta un proforma de una declaración comparativa.
5. Preparación y Colocación de la Orden de Compra
La última acción que implica la compra de materiales es preparar y realizar un pedido de compra. Una orden de compra es un documento legal que implica la aceptación de la oferta del proveedor.
El pedido de compra debe, por lo tanto, estar preparado con mucho cuidado y con todo detalle. Esto ayuda al proveedor a asegurarse de que va a suministrar materiales de la calidad adecuada, la cantidad adecuada y en el momento adecuado.
Las órdenes de compra son órdenes al proveedor para que le suministre los materiales requeridos según sus presupuestos y las instrucciones que contiene. Una proforma de la orden de compra se da de la siguiente manera:
En general, la orden de compra se prepara por triplicado. La copia original se envía al proveedor, el duplicado se envía a la sección de la cuenta y el triplicado se conserva para futuras referencias.
No obstante, si se requieren más copias, estas también deben estar preparadas. Por ejemplo, si se van a preparar cinco copias, la cuarta podría enviarse al almacén y la quinta podría enviarse al departamento de requisiciones.
Preguntas frecuentes
¿Qué significa la compra de materiales?
La compra de materiales se refiere al acto o proceso de obtener bienes, servicios, etc. (Especialmente la adquisición de materiales para una organización)
¿Cuáles son las formas de que el departamento de compras funcione de manera efectiva?
Un departamento de compras funciona eficazmente si:- se organiza de forma centralizada- se asegura la plena cooperación entre el departamento de compras y otros departamentos- existe una relación estrecha entre el departamento de compras y el departamento de cuentas- el director de compras está técnicamente cualificado y lo suficientemente experimentado-se establece claramente un procedimiento adecuado y se adhiere estrictamente a
¿Cuáles son las funciones de un gestor de compras?
La compra es una actividad de importancia crítica y especializada en las empresas de fabricación. Los materiales representan una parte considerable de los costos de producción. Como tal, el gerente de compras en un negocio de este tipo es responsable de gastar más de su dinero que cualquier otra persona. Para llevar a cabo sus funciones de manera efectiva, el gerente de compras debe saber:- qué comprar- cuándo comprar- dónde comprar- cuánto comprar- a qué precio comprar
¿Cuáles son los tipos de compra?
La compra de materiales se puede llevar a cabo de forma centralizada o descentralizada.
¿Cuál es la diferencia entre compras centralizadas y descentralizadas?
La compra descentralizada significa que una organización tiene muchas ubicaciones y cada ubicación adquiere sus propios materiales. La compra centralizada significa que la adquisición de bienes se realiza en un centro de compras central para todas las ubicaciones de la organización.