Para entender qué es la contabilidad informatizada, es fundamental conocer cómo se pueden representar los sistemas contables. Así que, vamos a examinar la figura a continuación.
El propósito de la contabilidad es proporcionar información financiera que sea útil para la toma de decisiones. La contabilidad se puede ver como un sistema (o un proceso) que convierte los datos en información útil. Los procesos de información incluyen el registro, el mantenimiento y la presentación de informes.
En todos los negocios intervienen numerosos procesos. Algunas son sencillas, mientras que otras son complejas o engorrosas.
A medida que un negocio crece, adquiere nuevos clientes, entra en nuevos mercados y sigue el ritmo de los cambios constantes en las regulaciones estatutarias, debe mantener registros contables, de inventario y estatutarios precisos y actualizados.
Aquí es donde ayuda la contabilidad informatizada. La contabilidad computarizada simplifica, integra y agiliza todos los procesos de negocio tanto de forma sencilla como rentable.
Contenido
Necesidad de una Contabilidad Computarizada
La contabilidad de las transacciones financieras de un negocio es una función importante en las operaciones diarias.
El desarrollo y el uso de un sistema de contabilidad adecuado garantiza que todas las transacciones se registren correctamente y con precisión en el libro mayor general de la empresa. Los avances tecnológicos facilitan el proceso contable para muchas empresas.
La contabilidad es una parte importante de toda empresa. Las empresas están obligadas a llevar libros en sus créditos y débitos. Entonces, ¿qué es lo mejor para una idea de negocio: las personas o el software?
Muchos contadores y auditores describen la contabilidad como un lenguaje de negocios que es aceptado en todos los países.
Todas las empresas aplican la contabilidad porque es generalmente aceptada. Las empresas deben revelar información financiera y de gestión específica al gobierno, al público y a otros usuarios.
De hecho, la contabilidad es una herramienta indispensable en el proceso de toma de decisiones de negocio. Con el desarrollo de las tecnologías de la información, han surgido muchos productos informáticos (software) que hacen que la contabilidad sea sencilla para los usuarios.
Para seguir siendo competitivas, las grandes empresas analizan el rendimiento de todas las células de la organización (comenzando por los trabajadores no cualificados y el personal de operaciones, y terminando con los altos directivos y demás personal clave). Buscan todas las desviaciones del plan y su impacto.
Es responsabilidad del equipo de gestión de una empresa implementar medidas y procedimientos para evitar desviaciones de este tipo en el futuro. A estos procedimientos se les conoce como controles internos, e incluyen los siguientes cinco elementos:
Cada elemento, después de ser evaluado por separado, se reúne con los demás para obtener una calificación holística del desempeño de la organización.
Contabilidad manual vs. Contabilidad informatizada
La contabilidad manual implica que los empleados realizan todo el ciclo contable de forma manual de forma periódica; calculan, hacen un diario de las transacciones, preparan libros de contabilidad, echan balances de juicio y preparan informes de estados financieros y otras rutinas.
Por supuesto, en las grandes organizaciones, las tareas de contabilidad manual de este tipo requieren un tiempo, recursos y esfuerzo sustanciales.
Por otro lado, la contabilidad informatizada implica que lo único que hacen los empleados es registrar las transacciones en un ordenador, que luego completa los demás pasos implicados en el ciclo contable de forma automática o mediante una solicitud.
Sin embargo, esta visión de la contabilidad informatizada está muy simplificada. Esto se debe a que las transacciones son una categoría compleja que consiste no solo en las ventas o adquisiciones sino también en la depreciación, las primas, los dividendos y el cálculo de los salarios.
Así que, a pesar de que las computadoras proporcionan cálculos precisos y generan informes inteligentes, la contabilidad computarizada también consume tiempo, recursos y esfuerzo sustanciales. Por este motivo, es difícil evaluar qué tipo de contabilidad es más rápida y más económica.
Si la contabilidad manual requiere que los contadores calificados lleven un registro de las transacciones comerciales, la contabilidad informatizada requiere de contadores que puedan usar un software específico y, por lo tanto, que tengan un salario más alto.
El software puede hacer cálculos más rápido que los humanos, pero las computadoras no saben lo que se necesita hasta que un humano proporciona instrucciones claras. Además, dependiendo de la complejidad y el tamaño de una organización, un sistema de contabilidad informatizado adecuado puede costar una suma enorme.
Además, en comparación con la contabilidad manual, la contabilidad informatizada proporciona un mejor sistema de informes de control interno para cualquier período de tiempo determinado.
Esto se debe a que las computadoras pueden controlar miles de indicadores simultáneamente y entregar notificaciones a la parte relevante cuando los indicadores específicos son anormales. Por el contrario, el control manual requiere más tiempo.
Ventajas y desventajas de la contabilidad manual e informatizada
Ventajas de la Contabilidad Manual
Las ventajas de la contabilidad manual incluyen:
- Mano de obra y recursos comparativamente baratos
- Fiabilidad
- Independencia de las máquinas
- Disponibilidad de trabajadores cualificados
Desventajas de la contabilidad manual
Las desventajas de la contabilidad manual incluyen:
- Velocidad más lenta
- Se requiere más esfuerzo por parte de los contadores
- Informes de control interno comparativamente lentos
- Trabajo de rutina más algún otro trabajo
- Se requiere más personal
Ventajas de la Contabilidad Computarizada
Las ventajas de la contabilidad informatizada incluyen:
- Informes rápidos y móviles
- Fiabilidad y sin trabajo rutinario
- Mayor precisión
- Sistema de control interno de mayor productividad
- Fácil copia de seguridad y restauración de registros
Desventajas de la contabilidad informatizada
Las desventajas de la contabilidad informatizada incluyen:
- Costos extremadamente altos para desarrollar, implementar y usar el sistema
- Formación especializada necesaria para el personal
- Aumento de los costos de personal
- Dependencia en las máquinas
Comparación
Tanto la contabilidad computarizada como la contabilidad manual tienen ventajas y desventajas, pero realizan la misma tarea y el resultado final es el mismo. Las principales diferencias entre estos tipos de contabilidad se reducen a costo, velocidad y movilidad.
En las pequeñas y medianas empresas, generalmente se prefiere la contabilidad manual y se puede usar sin menoscabar la calidad. Por el contrario, las grandes corporaciones aplican sistemas contables complejos que cuestan mucho, pero los efectos de estas aplicaciones superan todas las expectativas.
Limitaciones de la Contabilidad Computarizada
Aparte de las desventajas, la contabilidad informatizada adolece de ciertas limitaciones relacionadas con su funcionamiento. Estos son los siguientes:
- Las fallas de energía, los virus informáticos y los hackers son los tacones de Aquiles notables de los sistemas de contabilidad computarizados.
- Una vez que los datos se han introducido en el sistema, la salida se obtiene automáticamente. Por lo tanto, los datos introducidos deben validarse para que sean exactos e completos. No debemos olvidarnos del concepto de GIGO (Garbage In [input], Garbage Out [output]).
- Los sistemas de contabilidad computarizados que están mal configurados para cumplir con los requisitos del negocio (por ejemplo, debido a errores de programación, software inadecuado o problemas de hardware o de personal) pueden causar más daño que beneficio.
- A menos que se establezca un nivel adecuado de control y seguridad (ya sea interno o externo), el fraude informático es una amenaza persistente para los sistemas contables informatizados.
Estas limitaciones citadas se pueden solucionar estableciendo UPS, utilizando personal de contabilidad capacitado e implementando medidas de control y seguridad robustas. Aunque la contabilidad computarizada se considera bastante costosa, es la preferida por las empresas modernas debido a su velocidad, movilidad y precisión.
Nota: La metodología relacionada con la contabilidad informatizada no se discute aquí en detalle.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los beneficios de la contabilidad manual sobre los sistemas contables informatizados?
La contabilidad manual ofrece varios beneficios que incluyen mano de obra barata, independencia de las máquinas, disponibilidad de trabajadores calificados, confiabilidad y ningún trabajo rutinario. Sin embargo, suele ser más lento que la contabilidad informatizada con su servicio de informes móviles. Además, implica un mayor esfuerzo de los contadores ya que tienen que introducir datos en el sistema y hacer algún otro trabajo adicional. Además, este sistema requiere más personal para manejarlo.
¿Cuáles son las limitaciones de los sistemas contables informatizados?
Los sistemas contables computarizados sufren de ciertas limitaciones como la falla de energía (causada por las tormentas, los rayos y los cortes de energía), los ataques de virus (que podrían cerrar todo el sistema), los hackers y los errores de hardware o de programación. Además de esto, los sistemas programados de manera inadecuada también pueden resultar en más daño que ayuda.
¿Cuáles son las limitaciones de la contabilidad manual sobre la contabilidad informatizada?
La contabilidad manual sufre de error humano mientras la utilizas. Además, la entrada de datos en un sistema es una tarea tediosa que requiere una formación adecuada. También requiere que más personas manejen las cuentas y otros trabajos relacionados. El tiempo de procesamiento es comparativamente más alto en la contabilidad manual que en los sistemas de contabilidad informatizados donde la información se muestra casi instantáneamente.
¿Cuáles son las ventajas de la grabación manual sobre la grabación informatizada?
La velocidad de trabajo suele ser mucho más lenta en comparación con el sistema computarizado; sin embargo, es más fiable y precisa. El uso de ordenadores puede dar lugar a errores de entrada de datos que pueden dar lugar a un mal informe. Por otra parte, la contabilidad informatizada requiere de profesionales altamente cualificados para hacer uso de ellas; de ahí que si se produce algún error, se hace difícil detectar el error en etapas anteriores.
¿Cuáles son los beneficios de los sistemas computarizados sobre la contabilidad manual?
La rapidez y fiabilidad de los sistemas informatizados eclipsan la contabilidad manual. Ofrece una facilidad de reporte rápida y es altamente precisa. El flujo de trabajo se puede gestionar fácilmente en este sistema, y no es caro mantenerlos también. A pesar de estos muchos beneficios, las empresas todavía prefieren la contabilidad manual sobre la contabilidad informatizada por sus propias razones.