Los controles internos son un plan de organización, y los procedimientos y registros que se ocupan de la salvaguarda de los activos y la fiabilidad de los registros financieros.

Principios básicos de un sistema de control interno

Un sistema de control interno debe estar diseñado para satisfacer las necesidades informativas específicas de una empresa. Así, el sistema puede ir desde un simple sistema manual hasta un complejo sistema informatizado on-line con terminales remotos repartidos por todo el país. Ya sea manual o informatizado, el sistema de contabilidad debe procesar la información de manera eficiente, precisa y oportuna. En el corazón de cualquier sistema de contabilidad bien diseñado se encuentra un sistema de control interno bien pensado.
Una de las principales responsabilidades de la dirección es proteger los activos bajo su control. asegurar la exactitud y fiabilidad de sus registros contables, y velar por que se lleven a cabo sus políticas. El control interno es el plan de organización, que incluye métodos y procedimientos específicos, que la dirección desarrolla para cumplir con estas responsabilidades. En concreto, el control interno se define formalmente como:

el plan de organización y todos los métodos y medidas de coordinación adoptados
dentro de un negocio para salvaguardar sus activos, comprobar la exactitud y fiabilidad de sus
contabilidad de datos, promover la eficiencia operativa y fomentar la adhesión a las políticas prescritas.

Un sistema de control interno fuerte contendrá controles tanto administrativos como contables.
Los controles administrativos incluyen el plan de organización y los procedimientos y registros que se ocupan de los procesos de decisión que conducen a la autorización de las transacciones por parte de la dirección. Es decir, la dirección utiliza controles administrativos para asegurar que se llevan a cabo sus políticas y procedimientos.
Los controles contables son el plan de organización y los procedimientos y registros que se preocupan por salvaguardar los activos y la fiabilidad de los registros financieros, estos controles son más específicos y están diseñados para asegurar que:

• Las transacciones se realizan de acuerdo con la autorización general o específica de la dirección.
• Las transacciones se registran según sea necesario (1) para permitir la preparación de estados financieros de conformidad con los principios contables generalmente aceptados o cualquier otro criterio aplicable a dichos estados y (2) para mantener la responsabilidad por los activos.
• El acceso a los activos está permitido solo de acuerdo con la autorización de la dirección.
• La responsabilidad registrada por los activos se compara con los activos existentes a intervalos razonables y se toman las medidas apropiadas con respecto a cualquier diferencia.

Para que una empresa cuente con un sistema sólido de control interno, deben estar presentes tanto los controles administrativos como los contables. Los controles administrativos proporcionan el marco general en el que operan los controles contables específicos. Si la dirección no está interesada en mantener los controles administrativos, los controles contables específicos no pueden garantizar que los activos de la empresa estén siendo salvaguardados.

Necesidad de los controles internos

Los controles internos son necesarios porque los sistemas contables están diseñados y gestionados por personas y las personas cometen errores. Estos errores pueden ser errores verdaderos o acciones deliberadas. Ha habido numerosos casos en los que las grandes corporaciones han vuelto a exponer sus informes financieros debido a errores inadvertidos en los registros contables.
Recientemente, una gran compañía de computadoras personales descubrió que no había contabilizado millones de dólares de inventario. El mal mantenimiento de los registros en lugar del fraude parece haber sido la razón.
Sin embargo, hay situaciones en las que las personas falsifican los registros contables para poder robar o malversar. A principios de la década de 1980, un individuo robó grandes sumas de dinero del Banco Wells Fargo al hacer diariamente una simple entrada contable en el sistema informático del banco. Es necesario un sistema de control interno fuerte para minimizar estos eventos y sus pérdidas asociadas.
Recientemente, un fuerte impulso para los controles internos fue el resultado de los pagos que las corporaciones estadounidenses hicieron a los funcionarios extranjeros para obtener negocios. En muchas ocasiones estos pagos se consideraban legales en el país extranjero, aunque muchos en Estados Unidos los consideraban una violación de la buena ética empresarial. Además, muchas de las empresas que hicieron estos pagos cuestionables fueron grandes empresas multinacionales descentralizadas cuyos altos ejecutivos ni siquiera sabían de ellas.
Debido a estos y otros eventos, tanto el Instituto Americano de Contadores Públicos (AICPA) como el Congreso de los Estados Unidos ordenaron el mantenimiento de un sistema fuerte de control interno. En sus pautas de auditoría, la AICPA afirmó que el sistema de control interno debe estar bajo la supervisión continua de la dirección para determinar que está funcionando según lo prescrito y se modifica según corresponda para los cambios en las condiciones.
El Congreso, alarmado por la cantidad de pagos cuestionables a funcionarios extranjeros, aprobó la Ley de Prácticas Corruptas en el Extranjero. Esta ley hace responsable a la dirección de desarrollar y mantener un sistema de control interno de Contabilidad fuerte que evitaría dichos pagos. Esta ley requiere que todas las corporaciones que cotizan en bolsa mantengan un sistema de control interno de este tipo. Además, la ley exige que el sistema de control interno limite el uso de los activos de la empresa al fin señalado por la dirección y que los registros contables se comparen con los activos que posee la firma.

Atributos de un sistema de control interno fuerte

El diseño de un sistema de control interno y los procedimientos utilizados deben estar adaptados a las necesidades específicas de la empresa. Sin embargo, un sistema de control interno bien diseñado se centrará en un sistema de contabilidad correctamente diseñado e incluirá prácticas sólidas de personal y personal y la separación de funciones.

Un sistema de contabilidad bien diseñado

Un sistema de control interno fuerte es difícil de implementar sin un sistema de contabilidad bien diseñado. Este sistema de contabilidad debe proporcionar controles contables sobre los activos, pasivos, ingresos y gastos de la empresa. Ya sea que el sistema contable sea manual o automatizado, debe prever autorizaciones de gestión adecuadas y controles y balances internos. El sistema está bien documentado con manuales contables. Deberían realizarse comprobaciones sorpresa de forma periódica para asegurar que se están llevando a cabo estos trámites y que se está salvaguardando el patrimonio de la firma.

Políticas sólidas de personal y personal

Cualquier sistema de control interno depende de las personas que lo manejan. Los individuos deben ser colocados en puestos acordes con sus capacidades. Las buenas políticas de personal incluyen la rotación de personas en puestos clave, el requisito de que todos los empleados tomen unas vacaciones anuales y la vinculación de las personas que manejan efectivo u otros activos líquidos. La vinculación significa revisar a los empleados y asegurar a la empresa contra el robo por parte de ellos.

Separación de los deberes

Debe ser una clara separación de funciones dentro de la función contable. Es decir, aquellas personas que tienen la responsabilidad y el control sobre un activo en particular no deben tenerlo en cuenta también. Por ejemplo, la persona de la organización que maneja los recibos de efectivo no debe manejar también las cuentas por cobrar ni preparar la conciliación bancaria. Esto hace que sea más difícil para un individuo robar los activos de la empresa.

Limitaciones del sistema de contabilidad/control interno

Ningún sistema de control interno contable puede ser completamente infalible. Esto es especialmente cierto si la alta dirección está tratando de anular el sistema. Incluso si es posible, los costos de una prueba completamente tonta del sistema probablemente superarían los beneficios derivados. Sin embargo, un sistema correctamente diseñado y ejecutado puede eliminar muchos problemas potenciales y ofrecer a la dirección una seguridad razonable de que sus políticas se están llevando a cabo y de que los activos de la empresa están siendo salvaguardados.