En el proceso de control de materiales, después de recibir y verificar cualquier material comprado, el siguiente paso es el almacenamiento de materiales, también conocido como almacenamiento.
El mantenimiento de la tienda es la tarea de mantener la custodia segura de todos los artículos de suministros, materias primas, piezas terminadas, piezas compradas y otros artículos. Estos artículos se guardan en un almacén para el que un tendero actúa como fideicomisario. Como tal, el mantenimiento de almacenes se puede definir como el proceso de recepción y distribución de tiendas o suministros.
Según Alford y Beatty, «el mantenimiento es ese aspecto del control de materiales relacionado con el almacenamiento físico de bienes».
En palabras de Wheldon, «el almacenamiento es el almacenamiento físico de los materiales llevados al almacén de una manera científica y sistemática con vistas a (i) salvarlos de todo tipo de daños y pérdidas, y (ii) ejercer un control general sobre su movimiento».
En resumen, el mantenimiento se refiere al arte de conservar las materias primas, los trabajos en curso y las piezas terminadas en las tiendas de la mejor manera posible.
En general, en las pequeñas empresas, el mantenimiento de tiendas es una tarea menor. Sin embargo, siempre vale la pena recordar que la manipulación descuidada de los materiales, el hurto de materiales y el deterioro de los materiales pueden llevar a una reducción de los beneficios e incluso a pérdidas.
Por lo tanto, para asegurar la máxima eficiencia, es importante mantener un departamento de mantenimiento bien equipado.
Spiriegel y Lansburgh comentaron con razón: «El mal control de los materiales a menudo va acompañado de una mala administración del almacén de una manera que puede desequilibrar fácilmente cualquier programa de operaciones que se haya adoptado».
Contenido
Objetivos del mantenimiento de la tienda
Un sistema eficiente de mantenimiento de almacenes tiene los siguientes objetivos:
- Asegurar el suministro ininterrumpido de materiales y almacenes sin demora a diversos departamentos de producción y servicio de la organización.
- Para evitar el exceso de stock y el substocking de los materiales.
- Para comprobar todos los materiales en cuanto a calidad y cantidad.
- Para minimizar los costos de almacenamiento.
- Asegurar un control efectivo y continuo sobre los materiales.
- Asegurar una utilización óptima del espacio de almacenamiento disponible y de los trabajadores que se dedican a los procesos de almacenamiento.
- Para proteger los materiales de la pérdida y el desperdicio debido a un almacenamiento defectuoso.
- Identificar y localizar sin demora los materiales en los almacenes.
- Para proteger y resguardar los artículos materiales del hurto, robo, incendio y demás.
- Desarrollar un sistema que proporcione información completa y actualizada sobre todos los elementos almacenados.
Funciones de mantenimiento de la tienda
Las funciones principales del mantenimiento de las tiendas se realizan en el departamento de Tiendas de una organización. Incluyen:
- Emisión de solicitudes de compra cuando se requiere material.
- Recibir las tiendas compradas del Departamento de Recepción y verificar que cada lote de tiendas esté respaldado por un guión, una orden de compra y una nota de inspección.
- Preparación de los Bienes Recibidos Nota según los diferentes lotes de almacenes recibidos.
- Asegurar que todos los Bonos de Mercancía Recibidos se publican regularmente en la Tarjeta Bin.
- Colocar y ordenar las tiendas recibidas en lugares adecuados y adherir al principio dorado del mantenimiento de almacenes: «Un lugar para todo en su lugar».
- Minimizar el almacenamiento, la manipulación y el mantenimiento de los costos al conservar y manipular los materiales de la manera más económica y eficiente.
- Emitir tiendas a diversos departamentos de negocios y asegurar que todos los problemas estén debidamente autenticados y contabilizados.
- Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de emisión y los sistemas y pautas de organización.
- Revisar periódicamente el inventario iniciando sistemas de control de inventario (por ejemplo, sistema de control de inventario perpetuo y sistema ABC de control de inventario).
- Divulgar información más completa y actualizada sobre la disponibilidad de las tiendas siempre que sea necesario. Esto depende de mantener registros de las tiendas adecuadas con la ayuda de Bin Cards y un libro mayor de tiendas.
- Salvaguardar los materiales del robo, hurto, incendio y demás.
- Supervisar y coordinar las funciones de los diferentes empleados que trabajan bajo la dirección del tendero.
- Prevenir la entrada de personas no autorizadas en las tiendas.
- Mantener unos niveles de stock adecuados, que sean fijos respecto a cada artículo de las tiendas, y reponerlos cuando sea necesario.
Deberes del encargado de la tienda
En un entorno de fabricación, las tiendas o los materiales representan una cantidad equivalente de dinero en efectivo. Por esta razón, debe haber un sistema de almacenamiento bien pensado.
El sistema de almacenamiento debe estar diseñado para garantizar la custodia segura de los materiales, el fácil acceso a los artículos, el uso económico del espacio de almacenamiento, el flujo regular y eficiente de los materiales, el mantenimiento de registros de tiendas confiables y una evaluación eficiente de la posición de stock.
Para un mantenimiento eficiente, se configura un departamento de tiendas separado bajo la dirección de un tendero. El tendero es un individuo de amplia experiencia en el área de las rutinas de las tiendas.
Para llevar a cabo sus funciones, el tendero recibe asistencia de varios miembros del personal. El tendero es responsable del desempeño seguro de sus deberes.
Además, los principales deberes y responsabilidades del tendero son:
- Emitir solicitudes en el departamento de compra para asegurar que los materiales se compren de manera oportuna.
- Aceptar en las tiendas cualquier material recibido de los proveedores o devuelto por el departamento de producción.
- Para comprobar en todos los materiales en cuanto a calidad y cantidad.
- Sostener todos los materiales de una manera segura y conveniente en los contenedores y contenedores apropiados.
- Emitir materiales contra la debida autorización.
- Mantener registros de recibos, cuestiones y balance de materiales.
- Para vigilar los niveles de stock y reponer los materiales cuando sea necesario.
- Para evitar la entrada de personas no autorizadas en las tiendas.
- Asesorar a la dirección en los asuntos del día a día del departamento de tiendas.
- Para disponer de chatarra o materiales obsoletos.
Ubicación de las tiendas
Aquí, la ubicación se refiere al sitio para una tienda en particular. La ubicación de las tiendas debe planificarse con atención.
Un factor importante a tener en cuenta a la hora de establecer una configuración de tienda es la cuestión de dónde ubicarla para un efecto óptimo.
Es crucial establecer tiendas en un lugar conveniente y seguro cerca del Departamento de Recepción. También debe ser accesible desde todas las partes de la fábrica y estar libre del riesgo de incendio, robo y otros peligros.
El principio general utilizado para determinar la ubicación de un Departamento de Tiendas es minimizar el costo total (es decir, en términos de kg/km) de los materiales de transporte.
Determinantes de la ubicación de las tiendas
Los principales factores que determinan la ubicación de las tiendas en una operación de fabricación se describen de la siguiente manera:
1. Minimización de los Esfuerzos de Manipulación de Materiales: El almacén de materias primas debe estar cerca de los talleres de producción, y los almacenes de productos terminados y de materiales de embalaje deben estar cerca del taller de montaje. Las tiendas deben ser fácilmente accesibles por transporte.
2. Naturaleza de los Materiales: La naturaleza de los materiales a almacenar influye en la ubicación. Los materiales resistentes a la intemperie se pueden almacenar al aire libre, mientras que los materiales como el cemento y el yeso no solo deben protegerse del clima sino que también deben almacenarse en un lugar seco.
3. Cantidad, Peso, etc., de los Materiales: Se debe tener en cuenta la cantidad de cada uno de los bienes a almacenar para elegir la ubicación. Cuando se conocen las cantidades, se pueden hacer las provisiones adecuadas para las necesidades de almacenamiento inmediatas y futuras.
4. Flujo de Materiales: La ubicación de las tiendas debe ser conveniente, lo que permite el flujo constante y regular de los artículos de la tienda sin obstrucción.
5. Libre de riesgo de pérdida: Las tiendas deben estar configuradas en un lugar seguro que esté libre del riesgo de pérdida debido a un incendio, robo, humedad y otros peligros.
6. Flexibilidad: La ubicación de las tiendas debe dejar abierto el potencial para una futura expansión.
Disposición de las tiendas
La disposición de los almacenes se refiere a la disposición física de las instalaciones de almacenamiento o la disposición o colocación interna de los materiales dentro de los almacenes.
El diseño de las tiendas tiene como objetivo la utilización efectiva del espacio disponible para el almacenamiento de materiales. Busca hacer que el recibo y la emisión de las tiendas sean convenientes, mejorar la apariencia de las tiendas y minimizar la posibilidad de daños, desperdicios, hurto y accidentes.
A la hora de diseñar el diseño de las tiendas, otro objetivo importante es reducir el coste operativo del almacenamiento. El diseño de las tiendas debe elegirse en función de la clase y cantidad de los materiales a almacenar, así como de la naturaleza general del negocio.
Los diferentes materiales deben almacenarse por separado, prestando la debida atención a los puntos de vista de la economía espacial, la supervisión efectiva, el desperdicio mínimo y la comodidad. Los materiales deben guardarse en papeleras, estanterías, estantes, cajones, bidones, paquetes y contenedores.
Factores a tener en cuenta para decidir el diseño de las tiendas
1. Similitud: Los artículos de naturaleza similar deben almacenarse en un solo lugar por el bien de la comodidad y la fácil identificación.
2. Popularidad: El volumen de negocios de cada artículo debe considerarse para permitir que los artículos de movimiento rápido se almacenen cerca del punto de emisión / uso.
3. Tamaño del artículo: Los artículos que son grandes o voluminosos en la naturaleza deben almacenarse cerca del punto de uso.
4. Naturaleza de los Materiales: La naturaleza de los materiales a almacenar es importante para determinar el diseño de las tiendas. Los productos peligrosos, sensibles y perecederos deben almacenarse por separado en lugares seguros.
5. Movimiento Físico de los Materiales: Se adhieren estrictamente al principio de ‘first in, first out’ en materia de movimiento físico de los materiales.
6. Facilidades Físicas: Para crear un diseño eficiente, es importante tener en cuenta las instalaciones físicas como los arreglos de iluminación, la ventilación, la pintura de paredes, la disponibilidad de grúas y otros equipos de manipulación.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es el storekeeping?
Se refiere al arte de conservar las materias primas, los trabajos en curso y las piezas terminadas en las tiendas de la mejor manera posible.
¿Cuál es el factor importante a tener en cuenta a la hora de establecer una configuración de tienda?
Ubicación, es crucial establecer tiendas en un lugar conveniente y seguro cerca del departamento de recepción. También debe ser accesible desde todas las partes de la fábrica y estar libre del riesgo de incendio, robo y otros peligros.
¿Cuáles son los principales factores que determinan la ubicación de las tiendas?
Minimización de los esfuerzos de manipulación de materiales, naturaleza de los materiales, cantidad, peso, etc., de los materiales, flujo de materiales, libre de riesgo de pérdida, flexibilidad
¿Cuáles son los factores a tener en cuenta a la hora de decidir el diseño de las tiendas?
Similitud, popularidad, tamaño del objeto, naturaleza de los materiales, movimiento físico de los materiales, instalaciones físicas
¿Por qué es importante el diseño de las tiendas?
Porque apunta a la utilización efectiva del espacio disponible para el almacenamiento de materiales. Busca hacer que el recibo y la emisión de las tiendas sean convenientes, mejorar la apariencia de las tiendas y minimizar la posibilidad de daños, desperdicios, hurto y accidentes.