Una tasa per diem es una cantidad que recibes como una asignación por día para cubrir los gastos relacionados con tu trabajo.
También se llama gasto a tipo fijo o pago a tanto alzado y es muy práctico cuando necesitas hacer cálculos para tus recibos.
Las dietas se suelen usar en los casos en que los empleados viajan por negocios, por trabajo o en tareas especiales.
El Departamento de Estado ha establecido las tasas per diem extranjeras para países como China, Francia y Alemania. El Departamento de Defensa (DOD, por sus siglas en inglés) controla las tasas no extranjeras en Alaska, Hawái y otros territorios de Estados Unidos.
En cuanto a los EE.UU., el per diem solo está disponible en destinos dentro de los 48 Estados Unidos Continentales (CONUS), según la Administración de Servicios Generales (GSA).
Contenido
¿Qué es lo que cubre?
El monto per diem que recibes está destinado a cubrir lo siguiente:
- Alojamiento – el costo de un lugar para dormir, sin incluir los impuestos
- Comidas e imprevistos: estos son los costos asociados con los alimentos y bebidas, así como otros gastos como la limpieza en seco, la lavandería y las llamadas telefónicas
Debes tener en cuenta que el monto per diem no siempre cubre la totalidad de tus gastos. Es posible que tengas que pagar por cosas como la comida y el transporte por adelantado y luego enviar los recibos para un reembolso posterior.
Reglas de Per Diem
Las normas que rigen los dietas pueden ser complejas, por lo que es fundamental que te familiarices con ellas antes de empezar a usarlas. Puedes encontrar todos los detalles en la Publicación 1542 del IRS – Tasas Per Diem.
Algunas cosas a tener en cuenta incluyen:
- El monto per diem que recibes está destinado a cubrir los gastos de alojamiento, comidas e imprevistos.
- No puedes usar las tarifas diarias para reclamar una deducción por tus gastos de comida.
- El monto per diem no está destinado a cubrir el costo total de tus gastos relacionados con el viaje. Tendrás que pagar por cosas como la comida y el transporte por adelantado y enviar los recibos para un reembolso posterior.
- Si vas a viajar por motivos personales, no puedes reclamar un viático.
- Debes llevar un registro de la cantidad que gastas en alojamiento, comidas e imprevistos y enviar la documentación apropiada a tu empleador. Esta información debe detallarse en un diario diario o registro.
Beneficios del uso de Per Diem
Hay algunas razones por las que la gente podría usar los alimentos per diem.
El seguimiento de tus gastos puede ser una molestia cuando estás en la carretera. Con un diem, simplemente recoges todos tus recibos y los comparas con la cantidad diaria que te han dado. Esto te lo pone fácil tanto a ti como a tu empleador.
Por otro lado, si tu empleador te reembolsa los gastos relacionados con tus viajes, puede que prefiera usar un sistema de dietas.
Esto se debe a que es una forma más racionalizada y eficiente de hacer las cosas: en lugar de reembolsar a los empleados los gastos individuales, los empleadores simplemente pueden reembolsarles la cantidad total gastada dentro de un período de tiempo determinado.
En el día a día, los pagos son libres de impuestos, lo que puede ser útil cuando estás tratando de ahorrar dinero en tus impuestos.
Esto significa que no cuentan para tus ingresos a efectos fiscales, y por lo tanto no se incluirán en la cantidad que debes ni se te reembolsarán al final del año.
Tarifas per diem
El cálculo de las tarifas per diem generalmente se basa en las Tarifas CONUS Estándar establecidas por la Administración de Servicios Generales (GSA).
La tasa actual se puede encontrar en el buscador de tasa per diem de GSA. También puedes encontrar tarifas diarias para las áreas de la ciudad que no se encuentran dentro de los estados contiguos de EE.
- Hay algunas cosas que determinan tu tasa de dietas, entre las que se incluyen las siguientes:
- El estado o el país en el que te vas a quedar
- Si tienes o no una casa de impuestos en otro lugar
- Tu clasificación de trabajo – las tarifas diarias para diferentes clasificaciones de puestos varían
- La duración de tu estancia
- Si vas a viajar o no como empleado militar
- Tu condición de viajero independiente o trabajador itinerante
Los trabajadores itinerantes trabajan desde lugares de trabajo que no son su domicilio fiscal.
Un ejemplo sería un trabajador de la construcción que vive en Nueva York pero trabaja en un lugar de trabajo en Filadelfia. Si pasan tiempo tanto en el lugar de trabajo como en su hogar, entonces tienen una doble residencia y siguen las tarifas diarias para los trabajadores itinerantes.
Reembolso de Gastos
Antes de que te puedan reembolsar, primero debes presentar tus gastos a tu empleador. Todos los recibos deben enviarse por duplicado: uno para la empresa y otro para ti.
La segunda copia es importante si hay alguna discrepancia o pregunta con respecto a tus gastos en una fecha posterior.
También es recomendable guardar cualquier documentación de llamadas telefónicas, correos electrónicos y otra correspondencia con tu empleador con respecto a los gastos y reembolsos.
Cosas a tener en cuenta al usar un sistema Per Diem
- Haz un seguimiento de todas las comidas que comes durante el día, así como de los bocadillos y bebidas, incluso las que están relacionadas con el trabajo. Estos costos deben ser reportados a tu empleador como «Gastos de comida».
- Haz un seguimiento de tus gastos de alojamiento: si viajas por motivos relacionados con el trabajo, entonces esto debe informarse a tu empleador. El registro debe incluir las fechas de estancia y el lugar donde te vas a quedar.
- Haz un seguimiento de tus gastos incidentales y varios – estos pueden referirse a una circunstancia imprevista (como una cancelación), o una parada no planificada en el camino.
Estos también deben enviarse a tu empleador y deben incluir detalles como la fecha, la hora, la ubicación y el propósito comercial.
- Haz un seguimiento del costo total de cada día que viajas – esto será útil durante tu informe de gastos final.
- Asegúrate de guardar copias de todos los recibos y documentos.
Reflexiones finales
Viajar por trabajo puede ser caro, pero con un sistema de dietas en su lugar, puede ser un poco más fácil de manejar.
Al hacer un seguimiento de tus gastos y enviarlos a tu empleador, puedes asegurarte de que te reembolsen todo lo que tienes derecho.
Y recuerda: siempre guarda copias de todos los recibos y documentos, por si acaso hay alguna discrepancia en el futuro.
Preguntas frecuentes sobre Per Diem
¿Qué es una tasa per diem, y qué cubre?
Una tasa per diem se refiere a una cantidad máxima que se puede gastar en alimentos, alojamiento y gastos incidentales mientras se viaja por trabajo. Esta tasa varía según el lugar donde te vas a quedar y tu clasificación de trabajo. Se utiliza con frecuencia como método de reembolso para los empleadores que no desean mantener un registro de viajes o llevar registros detallados.
¿Por qué la gente usa dietas?
Las personas a menudo usan los viáticos como método de reembolso porque evita la necesidad de que los empleados hagan un seguimiento de sus propios gastos y entreguen los recibos al final de cada día. Por ejemplo, si vas a viajar por trabajo y tu empleador te ofrece una tarifa diaria, puedes enviarles todos tus recibos al final del viaje, y se encargarán de reembolsarte.
¿Cómo calcular las tarifas diarias para diferentes ciudades?
Las tarifas diarias generalmente se basan en las tarifas estándar de CONUS, que se utilizan para todas las ubicaciones dentro de los estados contiguos de EE. La tasa exacta depende de tu clasificación de trabajo y de si tienes o no una casa de impuestos en otro lugar. Puedes encontrar las últimas tarifas en el buscador de tarifas per diem de GSA.
¿Cómo obtener el reembolso de tus gastos?
Primero debes presentar tus recibos a tu empleador. Algunas empresas utilizan un método de reembolso, mientras que otras ofrecen una tasa diaria. En cualquier caso, es importante estar al tanto de la política de la empresa y asegurarte de seguirla de cerca.
¿Recibo un reembolso de la comida por el viaje de un día para fines comerciales?
El Reglamento Federal de Viajes establece que si estás fuera de tu estación oficial por más de 12 horas, entonces el 75% de las comidas prescritas y los Gastos incidentales deben estar cubiertos.