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Cuestión
¿Cuáles son los requisitos principales de un buen sistema presupuestario, y qué pasos se necesitan para la instalación del presupuesto?
Respuesta
Para el control presupuestario se requieren los siguientes factores:
1. Objetivos
El primer requisito para el presupuesto son objetivos claros. Estas deben estar basadas en el sistema organizativo a través del cual se fijan las responsabilidades.
2. Cooperación de la Alta Dirección
El éxito del sistema presupuestario depende de la cooperación activa y la comprensión de la alta dirección. El presupuesto es una forma de planificación que depende de las políticas empresariales, que son la única jurisdicción de la alta dirección.
3. Asignación de responsabilidades
El éxito de un buen presupuesto requiere una demarcación explícita de las responsabilidades entre los empleados de la organización. Cuando no se especifican responsabilidades, no es posible un control efectivo de las actividades empresariales.
4. Cooperación de los Empleados y la Dirección
Este es un factor esencial para el control presupuestario. Además, los méritos de la cooperación deben explicarse a los empleados.
5. Comprobación activa y continuada de las actividades
El objetivo del control presupuestario es controlar las actividades. Esto depende de la comprobación y el seguimiento constante de las actividades.
6. Determinación del periodo presupuestario
El periodo presupuestario establecido depende de la naturaleza del negocio. Cuando la naturaleza del negocio es estacional, es deseable un presupuesto de ventas estacional. En general, el periodo presupuestario es de un año.
7. Disponibilidad de información para la previsión de negocios
Los presupuestos adecuados se basan en la previsión, que a su vez se basa en información actualizada. Los presupuestos no pueden ser implementados cuando la información requerida no está disponible.
8. Formación de la Comisión de Presupuesto
Los presupuestos efectivos requieren la plena cooperación de todos los ejecutivos. La dirección y ejecución de todos los procedimientos presupuestarios se delegan generalmente en un comité de presupuesto.
Los principales ámbitos de actuación de un comité de presupuesto son:
- Recibir y revisar presupuestos individuales
- Sugerir revisiones
- Decide sobre las políticas generales
- Aprobar presupuestos y posteriores revisiones
- Recibir y analizar informes de presupuesto
- Recomendar acciones para la corrección y la eficiencia
Pasos en la instalación del presupuesto
Se requiere una planificación cuidadosa para la instalación del presupuesto. Deberían tomarse las siguientes medidas para instalar el sistema presupuestario:
1. Centros de presupuesto: Son centros dedicados al control presupuestario. Se deben formar centros de presupuesto para cada presupuesto para el que se elaboran los presupuestos, y se deben establecer con la cooperación activa de los respectivos departamentos.
2. Disponibilidad de datos contables: El requisito clave para un sistema de control presupuestario es que toda la información contable relevante esté fácilmente disponible.
3. Organigrama: Un organigrama debe estar preparado para asignar las responsabilidades funcionales de cada uno de los miembros de la organización. Este gráfico dependerá del tamaño y la naturaleza del negocio.
4. Comité de presupuesto: En una organización grande, se forma un comité de presupuesto que formula las políticas, los procedimientos y el programa general que debe seguir la organización en cuestión.
La organización trabajará según estos procedimientos. El comité de presupuesto está compuesto por varios jefes de departamento, entre ellos el Gerente de Ventas, el Gerente de Producción, el Ingeniero Jefe, el Tesorero, y demás.
5. Formación del manual de presupuesto: El manual de presupuesto es un documento que establece las responsabilidades de los empleados que se encargan de emprender el trabajo deseado. El manual de presupuesto contiene la siguiente información.
- Ejercicio presupuestario
- Fecha de recepción de las estimaciones presupuestarias de los diferentes departamentos
- Fecha de revisión, revisiones e instrucciones recibidas de la alta dirección
- Metodología contable a seguir
- Formatos de presupuesto
- Procedimiento para la preparación de los estados financieros
- Procedimiento para la presentación de informes a la alta dirección
6. Factores de presupuesto: Estos también se conocen como factores clave o factores limitantes. Los factores presupuestarios tienen una importancia vital porque determinan las prioridades en los presupuestos funcionales.
7. Período presupuestario: El periodo presupuestario es el tiempo específico para el que se elaboran y se emplean los presupuestos. El periodo presupuestario puede ser corto o largo dependiendo de la naturaleza y el tamaño del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los principales requisitos de un buen sistema presupuestario?
Los principales requisitos de un buen sistema presupuestario son:- objetivos- cooperación de la alta dirección- asignación de responsabilidades- cooperación de los empleados y de la dirección- comprobación activa y continua de las actividades- determinación del periodo presupuestario- disponibilidad de información para la previsión empresarial- formación del comité de presupuesto
¿De qué manera se pueden preparar los presupuestos?
Los presupuestos se pueden preparar por una serie de métodos diferentes. Los pasos básicos en la elaboración de los presupuestos son:- identificar los objetivos y políticas de la organización- asignar responsabilidades- preparar un organigrama- asignar recursos para cada área de responsabilidad
¿Qué significa el control presupuestario?
El control presupuestario es un proceso planificado y organizado de control del progreso de un negocio en la consecución de sus objetivos. El control presupuestario es una herramienta esencial para que la dirección logre la conformidad entre los planes, los resultados de la operación y el desempeño real.
¿Cuáles son los pasos que implica el control presupuestario?
Los principales pasos que intervienen en el control presupuestario son: – recibir, analizar y controlar los presupuestos – tomar las acciones correctivas necesarias cuando se encuentren desviaciones – informar las desviaciones a la autoridad interesada para futuras acciones
¿Qué se entiende por centros de presupuesto?
Los centros de presupuesto son centros que tienen toda la información relevante sobre el desempeño de la operación y la responsabilidad de proporcionar informes a otras unidades o departamentos involucrados. El centro de presupuesto se encarga de tomar acciones correctivas cuando sea necesario.