Un sistema de cálculo de costos debe recopilar datos estadísticos para operaciones significativas, analizar los datos y ponerlos a disposición de la dirección para apoyar la toma de decisiones de gestión.
Por lo tanto, el sistema de cálculo de costos debería beneficiar a la empresa. En consecuencia, los siguientes asuntos y condiciones requieren consideración al introducir un sistema de cálculo de costos:
Contenido
1. Sistema de Costeo Objetivos
En primer lugar, las organizaciones deben determinar los objetivos y expectativas de la instalación del sistema de cálculo de costos. El sistema de cálculo de costos puede ser introducido para fijar precios o instituir un sistema de control de costos.
2. Consideración de las variables significativas
Las organizaciones deben determinar las variables importantes de la unidad de fabricación que puedan controlar y afectar a la unidad de negocio. En algunas unidades de fabricación, el costo del material representa el factor dominante.
En tales casos, el sistema de cálculo de costos debe prestar mayor atención al control del costo del material, lo que se puede lograr a través de una supervisión eficiente de la compra, la recepción, el almacenamiento, la emisión, la fijación de precios y la utilización de los materiales.
Si el costo laboral es el factor dominante, la empresa debe diseñar un sistema elaborado para controlar el reclutamiento, la preparación de los registros laborales y el pago de los salarios.
3. Adecuación al producto
El sistema de cálculo de costos propuesto debe corresponder a la naturaleza del producto o el proceso de fabricación involucrado.
4. Adecuación a la Organización General
El sistema de cálculo de costes debe adaptarse a la organización general de la empresa. Así, la introducción del sistema no debe alterar o extender indebidamente las presentes operaciones.
5. Consideración de los detalles técnicos del negocio
Aquí, las organizaciones deben considerar los aspectos técnicos del negocio e intentar ganar la asistencia o el apoyo comprensivo de los principales miembros del personal de supervisión.
6. Uso de los Formularios Estándar
Los formularios impresos deben registrar los datos de costos, reducir el trabajo administrativo y minimizar la posibilidad de errores.
7. Detalles de los registros de costos
Los detalles de los registros de costos deben ser mínimos según los requerimientos de la gestión.
8. Disponibilidad inmediata de la información de cálculo de costos
Las organizaciones deben poner a disposición de la dirección con prontitud y regularidad los resultados de los costos debido a que dichos registros ayudan al proceso de toma de decisiones.
9. Grado de precisión deseado
Las organizaciones deben aclarar el grado deseado de precisión de los datos de costos y cómo pueden verificar dicha precisión.
10. Reconciliación de los resultados
Tanto las cuentas de costos como las cuentas financieras deben estar interrelacionadas en un solo sistema de contabilidad, o deben ser capaces de conciliarse.
Objetivos principales de la instalación de un sistema de cálculo de costos
No hay un solo sistema que se aplique a todas las organizaciones porque todos los esfuerzos tienen requisitos distintos. Los objetivos de la instalación de un sistema de cálculo de costos incluyen:
- Rentabilidad
- Facilidad de uso
- El costo de la instalación no debe exceder el beneficio esperado
- El sistema debe servir a la naturaleza del negocio
- El sistema debe servir a la calidad de la gestión y a la calidad deseada por la gestión
- El sistema debe hacer pleno uso de los datos disponibles y proporcionar toda la información requerida
- El sistema debe asegurar la preparación y presentación rápida y regular de los datos de costos
- El sistema debe mantener el grado de precisión deseado por la dirección
Problemas y posibles soluciones
1. Falta de apoyo. La dirección puede no ser compatible con la instalación de un sistema de cálculo de costos porque, por ejemplo, puede que lo consideren caro. En tales casos, otras áreas funcionales pueden no apoyar la idea o extender su apoyo positivo.
Así, los hechos y las cifras relacionadas con la instalación deben satisfacer a la dirección y convencerla de que los beneficios del sistema serán mayores que sus costos. Lo ideal es que se cree una sensación de conciencia de los costos.
2. La resistencia del personal contable. El personal de contabilidad financiera puede resistir ante los temores de que la instalación de un sistema de cálculo de costos reduciría su importancia.
Estos empleados pueden requerir un aplacamiento y deben ser informados de los beneficios que aporta el sistema: mejora de la eficiencia, nuevas oportunidades, puestos de trabajo más variados, etcétera.
3. No-cooperación. Otros en la organización pueden causar problemas al adoptar una actitud no cooperativa, como no proporcionar datos adecuados. Este comportamiento puede perjudicar la implementación del sistema de cálculo de costos.
La respuesta está en educar al personal, informándoles de las ventajas del sistema, y aliviando cualquier duda que puedan tener. Ganar la confianza de los empleados representa un aspecto crucial de la instalación de un sistema de cálculo de costos.
4. Falta de personal capacitado. En un principio, la falta de personal capacitado te causará un problema. Sin embargo, un enfoque sensato y que proporcione formación para utilizar el sistema asegurará su uso eficiente y generará los resultados deseados.
5. Comprobación continua del progreso. Establecer un sistema capaz de producir resultados mediante la comprobación continua del progreso del departamento de cálculo de costos ayudará a cumplir con sus objetivos.
Objeciones en contra de la instalación de un sistema de cálculo de costos
Un sistema de cálculo de costos puede crear objeciones sobre su percepción de la falta de necesidad y la duplicación del trabajo. Sin embargo, en el complejo mundo de los negocios de la actualidad, un sistema de cálculo de costos eficiente beneficia a la gestión al aclarar los costos exactos y sus partes constituyentes.
Conocer los costos exactos ayuda a determinar el precio de venta competitivo y garantiza un control efectivo sobre los materiales, la mano de obra y los costos generales. Un sistema de cálculo de costos sólido debe proporcionar los datos de costos requeridos.
También pueden surgir objeciones sobre los costos percibidos y que solo las grandes organizaciones pueden permitirse un sistema tan caro. Sin embargo, las ventajas y beneficios para todas las empresas, independientemente de su tamaño, a menudo son mucho mayores que los gastos incurridos.
Así, el sistema de cálculo de costos rara vez es innecesario o caro, siempre que la empresa considere cuidadosamente todos los pros y los contras asociados con su instalación.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los beneficios de un sistema de cálculo de costos?
Un sistema de contabilidad de costos ayuda a recopilar, organizar y comunicar información sobre los costos que los gerentes necesitan para dirigir una organización. Esta información puede mostrar cuánto cuesta producir un producto o servicio en particular, así como qué factores afectan estos costos de producción, por lo que los gerentes pueden tomar acciones en áreas donde tienen control sobre estos factores.
¿Cuáles son las desventajas de un sistema de cálculo de costos?
Al igual que con cualquier herramienta de información, los datos de costos deben analizarse correctamente para poder comprender qué acciones deben tomarse en base a esa información. No obstante, los directivos necesitan estar formados para poder realizar este tipo de análisis correctamente.
¿Cuánto cuesta instalar un sistema de costeo?
Depende del tamaño y la complejidad de la organización. Puede que haya una cuota inicial de implementación, pero muchas empresas recuperan estos costos con el tiempo al usar los datos producidos por el sistema para una toma de decisiones más informada.
¿Cuánta formación se requiere?
El grado de formación depende del tamaño y la complejidad de la organización. Es necesario que los directivos estén formados en cómo usar esta información, pero también es necesario que comprendan conceptos contables básicos para poder interpretar esos datos correctamente.
¿Cuáles son los pasos típicos para instalar un sistema de cálculo de costos?
El primer paso es realizar una investigación y seleccionar un sistema de Contabilidad de Costos que mejor se adapte a tus necesidades. También deberás identificar qué datos te gustaría recopilar, lo que generalmente se puede hacer estableciendo kpis (indicadores clave de rendimiento) en función de las necesidades de tu organización. Luego, deberás determinar cómo recopilar e ingresar esos datos en el sistema.