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Presupuesto: Definición
Un presupuesto es un plan detallado que muestra las consecuencias financieras de las actividades operativas de una organización para un período futuro específico. Un presupuesto actúa como un modelo financiero que resume las operaciones futuras.
Por lo general, los presupuestos se ven como un componente central del sistema de planificación y control de una organización.
Proceso de presupuestación
Los procedimientos y actividades que se llevan a cabo para desarrollar un presupuesto se conocen como el proceso de presupuestación.
Explicación
El presupuesto es una expresión cuantitativa formal de los objetivos de la gestión. El acto de preparar un presupuesto se llama presupuesto. El uso de un presupuesto para asistir a la dirección en el proceso de control se denomina control presupuestario.
Sin embargo, en el proceso de elaboración del presupuesto, estos tres términos a veces se usan indistintamente.
Por lo tanto, a través del proceso de presupuestación, la dirección especifica los eventos que deben tener lugar para asegurar que se logre el beneficio objetivo y otros objetivos.
Por lo general, se elabora un presupuesto para un período anual. El primer paso en la elaboración de un presupuesto consiste en fijarse en el gasto e ingresos reales del ejercicio anterior.
Con un buen sistema contable, se desglosarán los gastos del ejercicio anterior y se informarán con considerable detalle.
Dado que muchos gastos tienden a variar con las ventas o el volumen de producción, la estimación de estos elementos puede ser la parte más sensible de todo el presupuesto. Un buen gerente basará todo su presupuesto en los consejos recibidos de su personal de ventas y marketing.
Además, los presupuestos deben contener suficiente información presentada de forma ordenada para que su finalidad se comunique al usuario. Demasiada información o muy poca información nubla la precisión del presupuesto.
Propósitos del proceso de presupuestación
El proceso de elaboración del presupuesto puede servir a cinco propósitos principales. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no todos los propósitos son atendidos por todos los sistemas de presupuesto.
Por ejemplo, en algunas pequeñas empresas, la planificación y la asignación de recursos pueden ser los únicos propósitos previstos del sistema de presupuesto.
Planificación
El propósito más obvio de un presupuesto es establecer un plan de acción. El proceso de presupuestación obliga a los individuos dentro de un negocio a planificar.
Por ejemplo, al formular un presupuesto trimestral para un hotel de cinco estrellas, el gerente del hotel y el gerente de reservas deben colaborar para planificar la dotación de personal y los suministros necesarios para satisfacer la demanda anticipada de los servicios del hotel.
Facilitar la comunicación y la coordinación
Para que un negocio pueda planificar las operaciones de manera efectiva, la comunicación y la coordinación deben ser efectivas entre todos los directivos. Significativamente, el proceso de presupuestación proporciona un mecanismo formal para permitir que esto tenga lugar.
Por ejemplo, para planificar las estructuras de precios y el número de ventas de boletos, el gerente de ventas de las aerolíneas Virgin Blue o Qantas debe conocer los horarios de vuelos desarrollados por el gerente de rutas de la aerolínea.
El proceso de elaboración del presupuesto reúne los planes de cada gerente en una organización.
Asignación de Recursos
En general, los recursos de una empresa son limitados y los presupuestos proporcionan una forma de asignar los recursos entre los usos que compiten.
Un gran minorista, como Coles Mayer, usaría el proceso de presupuestación para considerar los muchos usos alternativos que se podrían hacer de sus recursos limitados.
Por ejemplo, los gerentes que dirigen los supermercados de la compañía estarían compitiendo por los recursos contra los gerentes que operan sus tiendas departamentales y tiendas especializadas. El proceso de presupuestación proporciona un foro para evaluar los usos de los recursos limitados.
Control de beneficios y operaciones
El presupuesto puede servir como un punto de referencia para permitir la comparación con los resultados financieros reales en todos los niveles de un negocio.
Por ejemplo, dentro de un departamento de ventas, las ventas reales frente a las ventas presupuestadas se pueden informar semanalmente para ayudar al personal de ventas a ejercer cierto control sobre las ventas totales.
Además, los costos presupuestados de un departamento de servicio al cliente se pueden comparar con los costos reales de cada mes para apuntar a áreas donde se requiere un mayor control de costos.
Como parte del proceso de presupuestación, a menudo se desarrollan costos estándar para los principales insumos de producción (por ejemplo, materiales directos utilizados en la producción) o actividades. Estos puntos de referencia de costos ideales ayudan a los gerentes a controlar los recursos financieros.
Evaluar el rendimiento y proporcionar incentivos
La comparación de los resultados reales con los resultados presupuestados también ayuda a los gerentes a evaluar el desempeño de los individuos, los departamentos, las divisiones o toda la empresa.
Dado que los presupuestos se utilizan para evaluar los rendimientos, también se pueden usar para proporcionar incentivos para que las personas tengan un buen desempeño.
Por ejemplo, los gerentes de hoteles de la cadena hotelera australiana All Seasons Hotels participan en un esquema de reparto de beneficios que les proporciona incentivos para cumplir o superar sus objetivos de beneficios presupuestados.
Aprende más sobre el concepto de presupuesto conociendo las características de un presupuesto y entendiendo cómo se clasifican los presupuestos.
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Preguntas frecuentes
¿Qué es un proceso de presupuesto?
Un proceso de presupuestación es un método formal, a menudo escrito, de asignar recursos y establecer objetivos financieros para una organización. Incluye presupuestos específicos así como el plan utilizado para crear esos presupuestos. El proceso puede incluir plazos, roles y responsabilidades que construyen la comprensión del plan.
¿Qué es un presupuesto?
Un presupuesto es un plan financiero, que muestra la cantidad de ingresos o ingresos que una organización espera recibir y la cantidad de dinero que gastará durante un período de tiempo. Los presupuestos se pueden preparar en diferentes niveles dentro de una organización, desde el nivel superior hasta las unidades operativas individuales como los departamentos o las divisiones.
¿Por qué es importante el presupuesto?
Un presupuesto permite a los responsables financieros planificar actividades específicas, tener un registro de resultados reales y compararlos con las expectativas originales.
¿Quién utiliza los presupuestos?
Prácticamente todos los departamentos dentro de una organización usarán uno o más tipos de presupuestos, a menudo en un proceso de presupuesto formal. Además, las partes externas, como los proveedores y los inversores, pueden usar o hacer referencia a los presupuestos para realizar comparaciones con su propio rendimiento.
¿Cuáles son los principales tipos de presupuestos?
Hay una gama de presupuestos que van desde los departamentales a los de división a los de toda la empresa. Otros ejemplos incluyen el análisis del gasto de capital, el flujo de caja y la varianza.