Cuando se realiza una auditoría de gestión, se realiza una revisión de todos los aspectos de la gestión de una organización. Una sola persona no puede ser experta en todos los ámbitos de la gestión, lo que plantea la necesidad de que un equipo realice una auditoría de gestión.

El equipo de auditores debe incluir un contador, un ingeniero industrial, un especialista en investigación de operaciones, un científico social y otros expertos. Cada uno de los miembros del equipo debería haber recibido una formación adecuada para participar en la auditoría de gestión.

Es posible que los auditores de gestión no necesiten verificar las cuentas porque su objetivo puede ser evaluar el desempeño de las funciones de gestión y no estudiar la precisión contable.

Para completar una auditoría de gestión, se puede utilizar el siguiente procedimiento:

1. Recopilación de información: Los auditores de gestión necesitan información para poder valorar diversos aspectos de la gestión. Por lo tanto, al comienzo del proceso, se debe preparar un cuestionario para recopilar la información necesaria.

Las preguntas deben abarcar información sobre objetivos, procesos de planificación, sistemas de control, procedimientos y áreas funcionales. Las preguntas también deben estar enmarcadas para reunir información completa sobre cada aspecto relevante del negocio.

2. Examen de la información: Los auditores de gestión deben examinar detenidamente la información para poder llegar a ciertas conclusiones. La información debe ser estudiada con detenimiento para determinar la posición real de la organización.

3. Autenticación de la información: si se recopila información de varias personas, debe ser autenticada por quienes la proporcionan (por ejemplo, mediante el uso de firmas).

4. Confirmación de la información: Los auditores de gestión también pueden necesitar confirmar la información suministrada de diferentes fuentes (por ejemplo, haciendo preguntas de seguimiento a las partes interesadas clave). Esto es importante para llegar a conclusiones fiables.

5. Observación: Los auditores de gestión deben observar si se pueden mejorar ciertas actividades, preparar organigramas, diagramas de flujo y otros conocimientos útiles.

6. Comparación de la información: La información debe compararse con los objetivos y las normas establecidas anteriormente (por ejemplo, años anteriores). Esto reflejará el desempeño real de la empresa, lo que puede ayudar a evaluar el desempeño comparativo de la unidad.

Información requerida para la auditoría de gestión

Realizar con éxito una auditoría de gestión depende de tener información sobre cada aspecto de un negocio. Deberá recogerse información en los siguientes ámbitos para poder llegar a conclusiones razonables.

A. Objetivos

1. ¿La empresa ha definido sus objetivos? En caso afirmativo, ¿qué son?
2. ¿Se han subdividido los objetivos en beneficio de los diferentes niveles de gestión?
3. ¿Los objetivos se han definido en términos cuantitativos o físicos?
4. ¿Existe un sistema para revisar los objetivos según lo exijan las situaciones cambiantes?
5. ¿Pueden traducirse los objetivos en políticas y desempeño?
6.- ¿Los stakeholders que se espera que trabajen hacia los objetivos tienen claro la naturaleza de los objetivos?

B. Planificación

1. ¿Tiene el negocio un sistema de planificación adecuado?
2. ¿Los planes cubren el corto o largo plazo?
3. ¿Los planes se han vinculado a los objetivos de la empresa?
4. ¿Los planes se han expresado en cantidades, unidades, etc.?
5. ¿En qué medida se han cumplido los objetivos de los planes anteriores?
6. ¿Pueden cambiar los planes, si es necesario?
7. ¿Qué proceso se utiliza para los presupuestos agrícolas?
8. ¿Cuántas personas están asociadas con los presupuestos agrícolas?
9. ¿Los presupuestos se preparan con mucha antelación y se transmiten a los diferentes niveles de gestión?
10. ¿En qué medida los directivos funcionales están comprometidos con los objetivos marcados en los presupuestos?

Organización

1. ¿La empresa tiene un organigrama bien definido?
2. ¿Cuál es la jerarquía de la organización?
3. ¿Algún empleado se reporta a más de una persona?
4. ¿Cuál es el Span of Control?
5. ¿La organización logra sus objetivos de negocio?
6. ¿Todos los empleados están motivados adecuadamente para aumentar su eficiencia?

D. Control

1. ¿Qué controles se utilizan en el negocio?
2. ¿Los controles están relacionados con los planes, etc.?
3. ¿Los controles se han fijado en cantidad?
4. ¿Los controles están correctamente transmitidos y comunicados a los diferentes niveles de gestión?
5.- ¿Existe un sistema de recompensas o castigos ligado a los controles?
6. ¿Se revisan periódicamente los controles?

E. Áreas funcionales

Las auditorías de gestión también requieren información detallada sobre el desempeño real de varias funciones. Esta información deberá abarcar los siguientes ámbitos:
1. Compra: Método de compra, cantidades adquiridas, problemas de compra, métodos de tratar con proveedores morosos, etc.
2. Producción: Programas de políticas para cantidades de producción reales para diferentes variaciones de tiempo en el cronograma de producción, días en producción, frecuencia de accidentes, relaciones de entrada-salida, tiempo ideal, procedimientos de control de producción y otros.
3. Distribución: Organización del departamento de ventas, ventas presupuestadas, incentivos de rendimiento real que se ofrecen para los esfuerzos promocionales de ventas, efectividad de los canales de distribución, etc.
4. Personal: Política de personal, métodos de reclutamiento y formación, coste de desarrollo de la mano de obra, política de ascensos, método de tasación, registros de trabajadores, actividades de bienestar laboral, horas-hombre perdidas, etc.
5. Finanzas y Contabilidad: Estructura financiera, fuentes de fondos, efectividad de los métodos de recaudación de fondos, necesidades de capital de trabajo, controles financieros, sistema de contabilidad, sistemas de control interno, sistema de cálculo de costos, efectividad de los dispositivos de control de costos, etc.

Los casos aquí mencionados dan solo un esquema general de los tipos de información que un auditor de gestión puede necesitar para su análisis.

Preguntas frecuentes

¿Por qué realizamos auditorías de gestión?

El objetivo principal de llevar a cabo una auditoría de gestión es revisar el estado actual y sugerir mejoras en los procesos, procedimientos, sistemas y controles. Con el fin de hacer un uso más eficaz de los recursos, se decide implementar ciertos cambios que se traducirían en un ahorro de costes/generación de ingresos. También permite que los directivos y empleados sean tasados de su desempeño y los hace más responsables.

¿Quién debe realizar la auditoría de gestión?

La auditoría de gestión puede ser realizada por un equipo interno o una agencia externa. Lo importante es que sea independiente y objetivo.

¿Cuál es el alcance de la auditoría de gestión?

El alcance de una auditoría de gestión puede variar en función de las necesidades de la empresa. Sin embargo, generalmente incluye una evaluación de los objetivos generales del negocio y de cómo se han logrado, revisión de planes y controles, evaluación del desempeño en diversas áreas funcionales, etc.

¿Qué es el proceso de auditoría de gestión?

El primer paso es preparar un documento de trabajo, que incluya las preguntas que deben ser respondidas. También puede incluir una lista de verificación de los problemas que deben examinarse. Esto se comparte luego con un equipo en el lugar o una agencia externa que realiza la auditoría de gestión. Después de recopilar información relevante de diferentes fuentes, hacen uso de estos datos para llegar a una evaluación.

¿Cuándo se debe realizar la auditoría de gestión?

Siempre es recomendable realizar una auditoría de gestión a intervalos regulares. Puedes hacerlo una vez al año o una vez cada dos años dependiendo de las necesidades de tu negocio. La conclusión es que te proporcionará información relevante que puede ayudar a mejorar la eficiencia operativa y la implementación de nuevas iniciativas.