Cuentas por pagar, o AP en su forma abreviada, es una entrada del libro mayor hecha por las cantidades que se deben a los acreedores en el corto plazo, generalmente menos de un año, en una cuenta abierta. Por lo general, se registra como una colección de facturas y pagarés recibidos de un vendedor. Cada factura tiene diferentes términos de crédito y montos de pago que son específicos para el vendedor. Por lo general, la suma de todas las entradas A/P representa los pasivos que debe una empresa en un momento específico. Una entrada de cuentas por pagar para un departamento de cuentas por pagar en una organización es una entrada de cuentas por cobrar para su proveedor. Las cuentas por pagar también se pueden usar para referirse a un departamento responsable de manejar las tareas o deberes relacionados con las entradas de AP. Además de registrar las facturas y los contratos, un departamento de cuentas por pagar se encarga de registrar los gastos incurridos durante las operaciones internas de la empresa.
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Contenido
¿Qué son las cuentas por pagar?
En el sistema de contabilidad de doble entrada, las cuentas por pagar son un lado de una entrada del libro mayor. Las cuentas por cobrar son la otra. En un momento dado, las cuentas por pagar son una instantánea de la cantidad que la empresa debe a sus acreedores. Por lo general, una empresa compra bienes a crédito y recibe facturas periódicas de los proveedores de los bienes. Las facturas son específicas para las condiciones de pago. Por ejemplo, la empresa puede verse obligada a pagar a un proveedor en 60 días, mientras que el plazo de pago a otro proveedor puede ser de 90 días. Estas facturas se registran como cuentas por pagar en el sistema contable de la empresa. El sistema de contabilidad del vendedor registra las mismas entradas que una cuenta por cobrar porque el vendedor espera el pago de la empresa dentro de ese plazo. Además de los vendedores, la empresa también incurre en otros gastos en forma de gastos de negocio. Por ejemplo, deberá reembolsar a los empleados los gastos, cuando viajen. También deberá pagar las reclamaciones de reembolso por los gastos de oficina, como los fijos, y las facturas por el mantenimiento de las instalaciones de los contratistas. Todas estas se registran en Cuentas por Pagar. Si bien son pasivos, los salarios de los empleados no se consideran cuentas por pagar y se registran bajo un encabezado separado para la nómina. Esto se debe principalmente a que representan pasivos que la empresa debe a los empleados y, además, cuentas por cobrar al mismo tiempo porque se le deben retenciones tributarias del gobierno. Los equipos pequeños generalmente tienen divisiones contables multitarea en las que un solo equipo maneja tanto las cuentas por cobrar como las cuentas por pagar. A medida que la empresa crece, sin embargo, el número de entradas por pagar que su equipo de contabilidad debe manejar se multiplica. Es por ello que, en las grandes organizaciones, existen equipos separados para manejar las cuentas por pagar y por cobrar.
Hacer una entrada por pagar contable
Como se explicó anteriormente, no todo el dinero que una empresa debe a los acreedores es elegible para la entrada en la AP. Por lo general, un empleado de AP deberá verificar a fondo todas las facturas, las órdenes de compra y los contratos emitidos por la empresa para identificar las entradas de AP. Bajo el método de devengo de la contabilidad, se registra una factura o una orden de compra cuando es presentada por el acreedor (en contraposición a cuando se paga). La factura de un vendedor se considera una entrada de crédito bajo AP. Debido a que los libros de contabilidad deben estar equilibrados en ambos lados del libro mayor, la entrada de contabilidad también se registra como un débito correspondiente a otra cuenta. Por ejemplo, considera el caso de una factura de billete de avión para viajes de negocios vendida a una empresa que hace widgets. El billete se introduce como un crédito en el libro mayor de AP porque el importe del billete se pagará a un agente de venta de billetes externo y como un débito bajo el libro mayor de gastos de viaje. Cuando la factura esté realmente pagada, se te cargará el importe correspondiente de AP y se te acreditará la cuenta de efectivo. Este proceso se repite para todas las facturas, las órdenes de compra y los gastos recibidos por una organización. Así, una cuenta de cuentas por pagar debe mostrar los pasivos de una empresa en un momento dado. Una alternativa a las cuentas por pagar es el método de contabilidad en efectivo en el que las empresas registran las facturas u órdenes de compra solo cuando realizan un pago. Este método es generalmente utilizado por las pequeñas empresas e infla los gastos cuando se realizan los pagos. También puede causar problemas durante el proceso de cierre.
Cuentas por pagar en todas las industrias
Las cuentas por pagar pueden ser una métrica importante para analizar en los estados financieros de una empresa porque puede ser un indicador de la deuda total y los pasivos para la organización. Dependiendo del sector, la cifra de las cuentas por pagar puede variar entre las industrias. Por ejemplo, las empresas que fabrican sus productos finales suelen tener grandes cantidades de cuentas por pagar y se toman más tiempo para recibir el pago. Según un análisis de 2011 realizado por Sageworks, 12 de las 20 principales industrias con mayores tiempos de cuentas por pagar estaban en la fabricación. Esas altas cifras son una función de los procesos de la industria y la amplitud geográfica de la cadena de suministro moderna. Gracias a las grandes mejoras en el transporte y la tecnología, la mayoría de los fabricantes obtienen sus materias primas de las geografías que están lejos de su sede. Un ejemplo es el gigante de la tecnología Apple Inc. que tiene su sede en California pero tiene una fábrica en China que obtiene materias primas de todo el mundo. Después de ser fabricado, el producto terminado debe enviarse a múltiples mercados de todo el mundo. Cada jurisdicción tiene su propio conjunto de regulaciones con respecto a las importaciones. Un resultado de esto es que los productos terminados pueden pasar una cantidad considerable de tiempo estancado en las aduanas. Todo esto se suma a los saldos de cuentas por pagar considerables. El comercio minorista es otro sector que tiende a tener cifras de cuentas por pagar altas por muchas de las mismas razones descritas anteriormente. La industria de la construcción y el sector inmobiliario, sin embargo, necesita un flujo de caja sólido para financiar sus operaciones. No puede permitirse mantener el inventario ocioso en sus manos porque esos materiales o edificios sin terminar se traducen en posibles pérdidas e impuestos. Por lo tanto, la industria hace cumplir las reglas de pago rápido para asegurar una rotación rápida en la fabricación de un edificio. Muchas empresas de servicios del sector tecnológico también tienen cifras bajas para las cuentas por pagar principalmente porque no tienen que gastar dinero en efectivo en la compra de materias primas ni en el transporte de productos terminados a través de las fronteras. También tienen procesos eficientes y automatizados que minimizan el inventario y conducen a mayores márgenes de beneficio.
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Preguntas frecuentes sobre Cuentas por Pagar (AP)
¿Qué es Cuentas por Pagar?
Cuentas por pagar, o AP en su forma abreviada, es una entrada del libro mayor hecha por las cantidades que se deben a los acreedores en el corto plazo, generalmente menos de un año, en una cuenta abierta.
¿Qué es un saldo normal para Cuentas por Pagar?
Dependiendo del sector, la cifra de las cuentas por pagar puede variar entre las industrias.
¿Cuentas por pagar es un activo a corto o largo plazo?
Debido a que los saldos de los registros de cuentas por pagar se pagan en el plazo de un año, es un activo a corto plazo.
¿Qué industrias tienen las cuentas por pagar más altas?
Los fabricantes que pueden permitirse mantener el inventario durante mucho tiempo tienden a tener las cuentas por pagar más altas.
¿Es el método de Cuentas por Pagar el único?
Un método alternativo se llama contabilidad en efectivo en la que las empresas registran las facturas u órdenes de compra solo cuando realizan un pago. Este método es generalmente utilizado por las pequeñas empresas.