Es una práctica común clasificar y recolectar por separado los costos de producción, administrativos, de venta y de distribución.
Los gastos generales administrativos están relacionados con los gastos de oficina. Por el contrario, los gastos de venta y distribución están relacionados con el marketing. Todos estos gastos combinados dan el costo total de venta.
Al contabilizar los gastos generales de producción y valorar las acciones de cierre, no se consideran los gastos administrativos, de venta o de distribución. Se contabilizan por separado y se muestran por separado en la hoja de costos.
Contenido
Overheads Administrativos: Definición
Los gastos generales administrativos son gastos indirectos incurridos en relación con cualquiera de los siguientes:
- Política de formulación
- Dirigir la organización
- Control del funcionamiento de la empresa
- Otros asuntos relacionados con la administración, pero no relacionados directamente con los gastos de investigación y desarrollo
Los gastos generales administrativos se refieren a los gastos de carácter general, que no se relacionan con ninguna función en particular (por ejemplo, producción, ventas o distribución).
Una característica importante de los gastos generales administrativos es que suelen ser constantes. No se ven afectados por los cambios en el volumen de producción, las ventas u otros factores.
Overheads Administrativos: Ejemplos
A continuación se enumeran ejemplos de gastos generales de oficina y administrativos:
1. Materiales indirectos
- Impresión y papelería de oficina
- Costo de los materiales de limpieza (por ejemplo, plumeros y cepillos)
2. Trabajo indirecto
- Sueldos y prestaciones o cuotas para los directores, directivos, personal de gestión, personal de cuentas, secretarias y el personal asociado a la oficina
- Sueldos y dietas del funcionario de relaciones públicas y su personal
- Sueldos y prestaciones de un asesor legal, su personal y otros gastos relacionados
- Otros gastos estatutarios (por ejemplo, honorarios, salario y prestaciones a los auditores internos)
3. Gastos indirectos
- Alquiler de oficinas, tarifas e impuestos
- Seguro de oficina, calefacción, limpieza, etc.
- Depreciación de edificios de oficinas, equipos, etc.
- Reparaciones y mantenimiento para edificios de oficinas, etc.
- Cargos legales
- Cargos bancarios
- Suscripción comercial
- Otros gastos relacionados con el funcionamiento de la oficina
Explicación
Habiendo considerado los ejemplos anteriores de los gastos generales administrativos, vale la pena examinar la definición del Instituto de Contadores de Costos y Administración (ICMA) en Inglaterra. El ICMA define los gastos generales administrativos como:
Los gastos generales administrativos son el costo de formular la política, dirigir la organización y controlar las operaciones de una empresa, que no están directamente relacionadas con la investigación, el desarrollo, la producción, la distribución o la venta de actividades o funciones.
Reparto de los gastos generales administrativos
Hay tres métodos utilizados para repartir los gastos administrativos generales:
- Reparto a las divisiones de fabricación y venta
- Transferencia a cuenta de pérdidas y ganancias de coste
- Adición como partida separada del costo
1. Reparto a las Divisiones de Fabricación y Venta
En este caso, el principio seguido es que también se incurre en gastos generales administrativos para las divisiones de fabricación y venta. Una parte de los gastos administrativos, por lo tanto, deben cargarse a la división de fabricación y otra parte a la división de venta.
De esta manera, los gastos generales administrativos se absorben tanto en los gastos generales de fabricación como en los de venta y distribución.
Sin embargo, el problema aquí es que no es fácil encontrar una base adecuada para repartir esta sobrecarga entre las dos divisiones. La naturaleza, el objeto y la función de los gastos generales administrativos formarán así la base de la distribución.
Si se va a repartir la depreciación de los edificios, entonces el espacio ocupado o la superficie de suelo de cada división formarán la base del reparto.
2. Transferencia a la cuenta de pérdidas y ganancias de Costeo
En este caso, el principio que se aplica es que los gastos generales administrativos no tienen relación directa con las divisiones de fabricación o venta.
Por lo tanto, no deben cargarse a estas divisiones. En cambio, deben mostrarse en la cuenta de pérdidas y ganancias por la transferencia de los mismos.
Un argumento en apoyo de este principio es que no puede haber ninguna base equitativa para cobrar los gastos generales de oficina y administrativos a otras funciones de los productos; por lo tanto, es un paso sabio transferirlos a la cuenta de pérdidas y ganancias de cálculo de costos.
Las divisiones de fabricación y venta no pueden funcionar eficazmente sin la ayuda de la función administrativa. Por lo tanto, los gastos generales administrativos deben cargarse a estas dos divisiones.
3. Adición como un elemento de costo separado
De acuerdo con este método, los gastos generales de oficina y administrativos se agregan por separado al costo del trabajo, el proceso o el producto de acuerdo con alguna base adecuada seleccionada para el propósito.
La base puede ser el valor de venta, la cantidad de ventas, el costo de fabricación o el número de unidades que se van a fabricar. La tasa de absorción se calcula utilizando la siguiente fórmula:
Tasa de absorción aérea (gastos generales administrativos x 100) / Cantidad de ventas (si esta es la base)
Ejemplo
Si se ha calculado una sobrecarga administrativa como $5,000 y el volumen de ventas durante el periodo es de 50,000 unidades, la tasa será de 5,000 x 100 / 50,000 10%.
Es posible controlar los gastos generales administrativos clasificándolos y analizándolos correctamente, o comparando los gastos generales actuales con los de los gastos generales pasados y sacando conclusiones sólidas.
Después, se pueden adoptar medidas de control y medidas correctoras, y se pueden utilizar técnicas de control presupuestario. De manera similar, el establecimiento de normas puede ayudar a controlar los gastos generales administrativos.
Preguntas frecuentes
¿Cuáles son los diferentes tipos de gastos generales administrativos?
Hay tres tipos de gastos administrativos generales: control general, centros de servicio de apoyo administrativo, depreciación en el equipo de oficina y muebles
¿Cuál es el efecto sobre el coste si la Depreciación de los equipos y muebles de oficina está incluida en los gastos generales administrativos?
Esto no tendrá ningún efecto en el costeo. En este caso, solo una parte del valor contable neto de los equipos y muebles de oficina se registra como cargo de Depreciación para un periodo contable determinado.
¿Cuáles son los tipos de gastos generales administrativos que se absorben en otros gastos generales?
En este caso, se pueden absorber cuatro tipos de gastos generales administrativos: Depreciación en los edificios, gastos de renovación, alquiler pagado por el edificio utilizado por la administración, gastos de limpieza de los edificios administrativos
¿Cuál es la base para la asignación de la Depreciación en los edificios y los gastos de renovación a la división de venta?
La base que se suele utilizar en la asignación de esta sobrecarga será el valor contable neto o el espacio de planta.
¿Qué es un ejemplo de una sobrecarga administrativa de venta que no se puede cobrar a ninguna línea de productos?
Un ejemplo son los servicios de seguridad 24 horas que ofrece la administración a cada edificio.