Un diario es un libro en el que se registran las transacciones financieras.
Debido a que es donde se registran por primera vez las transacciones de un negocio, también se conoce como el «libro de entrada original».
Los diarios se pueden usar para realizar un seguimiento de los registros comerciales, monitorear las inversiones, crear presupuestos, administrar las finanzas diarias, como los recibos y los gastos (incluida la información sobre ganancias y pérdidas), o cualquier otro tipo de registro que se realice regularmente.
Contenido
¿Cómo se utiliza un diario?
Algunas empresas emplean un sistema de contabilidad computarizado, mientras que otras pueden seguir utilizando la contabilidad manual. De cualquier manera, los diarios siguen siendo importantes para poder llevar un registro de todo tipo de transacciones.
Cuando se produce una transacción financiera, el contador registra la transacción en el diario y luego se realiza una entrada en el diario.
La entrada detallará la fecha en que se realizó la transacción, las cuentas afectadas por la transacción financiera, los montos correspondientes involucrados para cada cuenta afectada y una breve explicación para respaldar la transacción.
Los diarios de mantenimiento regular también son esenciales para fines contables porque proporcionan información sobre el dinero que entra y sale de la cuenta bancaria de tu empresa.
Tipos de revistas
En la contabilidad de doble entrada, las empresas suelen llevar 7 tipos diferentes de diarios contables.
Esto se hace con el fin de organizar aún más el tipo de transacciones en el tipo de diario específico donde encaja. De esta manera, será más fácil analizar los efectos de las transacciones que si se registraran en un diario.
Los siete tipos de revistas contables son:
Diario de Compra
El diario de compra es donde se registran todas las compras de crédito de mercancía o inventario.
Así, este tipo de diario no debe contener transacciones como la compra de activos a crédito porque esto solo debe ser exclusivamente para mercancía o inventario.
Además, las compras de mercancía o inventario pagadas en efectivo no deben registrarse en esta revista ya que es exclusivamente para compras a crédito.
Comprar Diario de Devoluciones
Este tipo de diario contiene todas las devoluciones de inventario que se compraron originalmente a crédito.
Toma en cuenta que las devoluciones de inventario que se compraron originalmente en efectivo no se pueden ingresar en este diario.
Diario de Recibos de Efectivo
El diario de los recibos de efectivo es donde se registran todos los recibos de efectivo, que podrían ser pagos de los clientes por el servicio o producto que vendes. Las fuentes de efectivo también podrían incluir, pero no se limitan a, los deudores, los ingresos o los préstamos recibidos.
Aquí es donde uno registraría elementos como los pagos de los clientes y los depósitos bancarios.
Diario de desembolsos en efectivo
El diario de desembolsos en efectivo es donde se registran todos los pagos a los acreedores que usan efectivo.
Esto incluye los pagos de una variedad de gastos como la nómina, las facturas de los proveedores, los intereses pagados en un préstamo o el pago de una hipoteca.
El diario de desembolsos en efectivo también se conoce como el «diario de pagos en efectivo».
Tenga en cuenta que algunas empresas pueden tener revistas específicas para cada tipo de categoría de gastos que tienen con el fin de realizar un seguimiento de los costos de manera más efectiva.
Diario de ventas
Este diario registra todas las ventas de bienes a crédito.
Las ventas a clientes que pagan en efectivo no deben registrarse aquí, sino que deben ingresarse en el Diario de Recibos de Efectivo.
Diario de devoluciones de ventas
Este diario es donde se registran todas las devoluciones de crédito de mercancía o inventario.
Además, si los artículos fueron comprados originalmente en efectivo y devueltos en crédito, no deben ingresarse aquí sino que deben ingresarse en el Diario de Devoluciones de Compra.
Diario General
El diario general es donde se registrarán todas las entradas del diario que no encajan en ninguno de los seis tipos mencionados anteriormente.
Un ejemplo de una transacción financiera que podría registrarse aquí es la compra de un activo a crédito.
Aquí también es donde enumeramos la información sobre los créditos y débitos para formar un sistema de contabilidad completo para registrar las transacciones en la contabilidad de doble entrada.
Una simple entrada en un diario general se verá así:
Diario vs Ledger
Tanto los diarios como los libros de contabilidad son herramientas útiles en la contabilidad pero cada una de estas sirve para propósitos y usos diferentes.
Como ya se ha mencionado, un diario es donde se registra por primera vez una transacción financiera. Un libro mayor, en cambio, es donde se guardan de forma permanente los resultados de las transacciones.
Durante la preparación, todas las transacciones financieras tendrán que registrarse primero en el diario antes de que se traduzcan en el libro mayor.
A continuación, te dejo algunos puntos que debes recordar para diferenciar un diario de un libro mayor:
Reflexiones finales
El diario es una herramienta muy importante en la contabilidad. Aunque pueda parecer bastante sencillo, esta herramienta de mantenimiento de registros puede ser un activo poderoso para tu negocio.
Los diarios son los libros que utilizan las empresas y los negocios para poder llevar un registro de las transacciones financieras.
Son fuentes importantes de datos que se pueden analizar para obtener información financiera valiosa sobre las operaciones comerciales, el rendimiento y el estado del flujo de caja.
Solo ten en cuenta estas cosas y siempre recuerda usar los diarios correctamente para que no tengas que enfrentarte a ningún problema mientras haces tus libros.
¿Cuáles son los principales tipos de revistas?
Existen siete tipos diferentes de revistas: compra, devoluciones de compra, recibos de caja, desembolsos en efectivo, ventas, devoluciones de ventas y general.
¿Cuál es el propósito del diario general?
El diario general es donde se registrará toda la información no incluida en una transacción individual. Esto incluye cosas como los pagos de alquiler o los intereses de los préstamos.
¿Tendré que usar un libro mayor una vez que empiezo mi negocio?
Puedes elegir si quieres usar un libro mayor o no. Todo depende de lo que tú y tu empresa encuentren más conveniente y útil para sus transacciones contables. También puedes optar por trabajar con ambos, dependiendo de lo detallado que deban ser tus registros financieros.
¿Cómo creo una entrada de diario general?
Cuando se produce una transacción financiera, el contador registra la transacción en el diario y luego se realiza una entrada en el diario. La entrada detallará la fecha en que se realizó la transacción, las cuentas afectadas por la transacción financiera, los montos correspondientes involucrados para cada cuenta afectada y una breve explicación para respaldar la transacción.
¿Por qué es importante un diario?
El diario es importante porque es el primer punto de registro de cualquier cosa que tenga que ver con tu negocio. Te ayudará a realizar un seguimiento de todas estas transacciones y a saber en qué tipo de posición financiera se encuentra tu negocio. También puedes usar diarios para monitorear ciertas cosas como el flujo de caja, las cantidades de inventario y el estado de las cuentas por cobrar o por pagar.