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Introducción
En todas las organizaciones, la dirección hace planes. Un grupo de personas que operan sin algún tipo de plan es incoherente, sin dirección, y no es una organización.
En cualquier organización, como una empresa que opera un negocio, los líderes (es decir, los directivos) dedican una reflexión considerable a la cuestión de cuáles deben ser los objetivos de la empresa y la mejor forma de llegar a ellos.
Aunque todas las gestiones planifiquen, existen diferencias en la forma en que lo hacen. Algunas personas hacen su planificación por completo en sus cabezas o usan hojas de papel (¡incluso sobres!) para hacer notas y estimaciones aproximadas.
Otros expresan sus planes en términos cuantitativos y los comprometen a papel o a un registro digital de alguna forma ordenada y sistemática. Algunos incluso usan modelos de computadora.
Sin embargo, como sea que se haga, a este proceso se le llama presupuesto. Un presupuesto es un plan que se expresa en términos cuantitativos. Nuestra preocupación está principalmente en los presupuestos que se expresan en términos monetarios.
Algunos presupuestos se expresan en términos de unidades de producto, números de empleados, unidades de tiempo u otras cantidades no monetarias.
Además de su función de planificación, el presupuesto también es un mecanismo de control y coordinación.
El siguiente diagrama ilustra la gama de presupuestos que son posibles, así como las distinciones entre los presupuestos de funcionamiento y de responsabilidad. Como individuos, nos preocupamos principalmente por esto último.
Finalidad del presupuesto
En el presupuesto, cada miembro del equipo de gestión de una organización debe involucrarse en el proceso de planificación y control financiero. El presupuesto se puede describir como:
- Establecer requisitos y objetivos para todos los directivos responsables
- Preparación, por parte de cada responsable responsable, de un plan operativo detallado para el departamento (esto cumplirá, o mejorará, el objetivo departamental)
- Consolidación de todos los planes operativos en un presupuesto maestro
- Reconciliación del resultado con el objetivo de beneficio
El presupuesto es una parte creativa del proceso de gestión. Así, se incluye una revisión de las operaciones en cada etapa del proceso de presupuestación. La revisión asegura que el plan operativo represente el uso óptimo de los recursos.
La responsabilidad última del presupuesto es el gestor responsable. Los altos estándares en el establecimiento de los planes operativos desarrollan actitudes conscientes de los costos y las ganancias en todo el equipo de gestión. Esto hace un uso efectivo del proceso de presupuestación.
Habilidades de las personas
El proceso de elaboración del presupuesto debe ser percibido como un medio de ampliar el interés laboral e incrementar el valor de las personas para la empresa. Esto requiere una gran habilidad para tratar con las personas de los altos directivos y los contadores que generalmente administran los presupuestos.
Tienen que conocer al equipo de gestión y las personalidades involucradas, y también es necesario que tengan una conciencia clara de los diferentes enfoques que mejor se adaptan a las personas.
Crea las condiciones adecuadas
Debe haber un mecanismo (por ejemplo, un coordinador de presupuesto) para establecer el vínculo entre todas las secciones del equipo de gestión y sus fuentes de información.
Esto crea las condiciones en las que la dirección tiene la competencia y la voluntad de trabajar hacia el logro de sus propios objetivos y los de la empresa. Estas condiciones incluyen:
- Compromiso de la alta dirección
- Delegación a través de una estructura de gestión
- Rendición de cuentas para la planificación y el control
- Formación
Resultado final
El resultado final de este esfuerzo es un presupuesto operativo de la empresa para el periodo del plan. Incluye el plan maestro de beneficios, que muestra los objetivos de beneficio. Los presupuestos subsidiarios incluyen:
- Ingresos y presupuestos de ingresos del departamento
- Presupuesto de costo de producción
- Presupuestos del activo corriente y del activo fijo
- Presupuesto en efectivo
Cada uno de estos presupuestos subsidiarios contiene objetivos financieros para los gestores individuales. Estos son los planes que elabora el gerente para el departamento.
El plan operativoen sí mismo no generará beneficios; sin embargo, la gestión e implementación efectiva del plan operativo ayudará a lograr el objetivo de beneficio contenido en el plan.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre un presupuesto y un plan operativo?
Un presupuesto es una declaración de Planificación Financiera para un periodo determinado. Un plan operativo proyecta cuánto dinero se va a gastar o ganar durante ese periodo.
¿Cuáles son las cuatro etapas en el proceso presupuestario general, según se aplique a una organización?
a. La etapa de establecimiento de objetivos: En esta etapa, el equipo de gestión establece objetivos estratégicos; prepara un plan operativo; e identifica formas alternativas de alcanzar el resultado deseado.b. La etapa de planificación: En esta etapa, se preparan presupuestos para cada división o departamento.c. La etapa de ejecución: Durante esta fase, se realiza una revisión para hacer un seguimiento del desempeño de las divisiones y departamentos frente a sus planes.d. La etapa de control: En esta etapa, se toman acciones correctivas para asegurar que el rendimiento real coincida con el rendimiento presupuestado.
¿Cuál es el papel de la alta dirección en el proceso presupuestario?
La alta dirección debe proporcionar liderazgo y compromiso con el proceso presupuestario. También deben delegar autoridad y hacer que los directivos rindan cuentas de sus resultados.
¿Qué es el ciclo de control presupuestario?
El ciclo de control presupuestario es un proceso que permite a los directivos realizar un seguimiento del rendimiento real frente al rendimiento presupuestado. Consiste en cuatro pasos: 1) establecer objetivos de desempeño, 2) medir los resultados reales, 3) comparar los resultados reales con los objetivos y 4) tomar acciones correctivas sobre las desviaciones del plan.
¿Cuáles son los beneficios de tener un presupuesto separado para cada departamento?
Al tener presupuestos separados, los gerentes pueden pronosticar cuánto dinero se gastará para completar proyectos, comprar suministros y cumplir con otros requisitos operativos. Los presupuestos separados también permiten a los gerentes asignar los recursos de manera justa entre los departamentos.